Офис-менеджер

В российской ИТ-компании «Логвинов Консалтинг Сервис» открыта вакансия офис-менеджера в небольшой спокойный офис. Наша компания занимается разработкой специализированных программных решений для предприятий оборонно-промышленного комплекса.

У нас небольшой коллектив и спокойная рабочая атмосфера. В офисе нет постоянного потока посетителей и высокой нагрузки на ресепшен: большую часть времени в офисе работают сотрудники компании.

Основная задача офис-менеджера – сделать так, чтобы ежедневные организационные вопросы решались вовремя и без лишней суеты: в офисе было всё необходимое, переговорная была готова к встрече, отправления переданы или получены, а поручения руководителя не терялись и доводились до результата.

Нам подойдёт человек, которому комфортно работать в спокойной обстановке, который любит порядок, внимательно относится к деталям и умеет самостоятельно организовать свою работу. Для нас важно, чтобы текущие организационные задачи не терялись и доводились до результата без постоянных напоминаний.

Обязанности:

• обеспечение жизнедеятельности офиса: контроль наличия и своевременный заказ воды, канцелярских, хозяйственных и других необходимых для работы офиса принадлежностей и расходных материалов;
• поддержание порядка и комфортных условий в офисе: контроль качества основной уборки, поддержание повседневного порядка в небольшой офисной кухне, переговорных и общих зонах, в том числе порядка с посудой, взаимодействие с клининговой и другими обслуживающими службами по возникающим вопросам;
• встреча посетителей и гостей компании: встреча гостей, информирование принимающего работника об их прибытии, заказ пропусков;
• работа с корреспонденцией и курьерскими службами: получение и передача почтовых и курьерских отправлений соответствующим работникам, подготовка отправлений, вызов и координация курьеров. Ведение делопроизводства, регистрация документов и ведение реестров в обязанности не входят;
• помощь руководителю в подготовке и проведении встреч: подготовка переговорной, необходимых материалов, воды и иных напитков для участников, встреча и сопровождение гостей;
• при необходимости – техническая помощь руководителю в подготовке документов: печать, копирование, сканирование, формирование комплектов документов, раскладка материалов в необходимом порядке;
• помощь в организации служебных поездок и командировок руководителя (в случае необходимости);
• взаимодействие по вопросам пропускного режима: оформление необходимых заявок на пропуска для посетителей и решение текущих организационных вопросов, связанных с доступом в офис;
• контроль исправности офисной техники и оборудования: передача информации о неисправностях, взаимодействие с технической поддержкой и сервисными организациями, контроль наличия необходимых расходных материалов;
• организационная помощь по текущим офисным вопросам: передача сотрудникам организационной информации и решение бытовых и административных вопросов, связанных с работой офиса;
• выполнение текущих организационных поручений руководителя, относящихся к функционалу офис-менеджера.

Что для нас важно:

• опыт работы офис-менеджером, секретарём, администратором офиса или на аналогичной позиции от 1 года;
• высшее/неоконченное высшее образование;
• уверенное владение компьютером и офисной техникой;
• грамотная устная и письменная речь;
• умение самостоятельно организовать свою работу, не терять небольшие текущие задачи и доводить их до результата, внимательность к деталям;
• умение расставлять приоритеты, если одновременно возникает несколько организационных вопросов;
• нормальная деловая коммуникация: спокойно уточнить необходимую информацию, предупредить о проблеме и своевременно сообщить о результате;
• готовность самостоятельно разобраться в простой рабочей ситуации и понимать, когда действительно необходимо обратиться к руководителю за уточнением.

Условия:

• официальное оформление в соответствии с ТК РФ;
• полная занятость;
• график работы 5/2, с 09:00 до 18:00 (обеденный перерыв - 1 час);
• работа в офисе;
• в офисе принят аккуратный деловой стиль одежды;
• заработная плата – 92 000 ₽ до вычета налогов, выплаты два раза в месяц;
• испытательный срок – 3 месяца;
• ДМС после окончания испытательного срока;
• офис: Москва, ул. Можайский Вал, 8;
• ближайшие станции метро – Киевская и Студенческая;
• небольшой коллектив, спокойная рабочая обстановка;
• оборудованная кухня.