Ассистент по операционным задачам

Организационная и административная поддержка

* Ведение календаря команды: встречи, созвоны, собеседования и мероприятия.
* Обновление графиков сотрудников.
* Координация встреч и переносов, напоминание участникам.
* Создание рабочих чатов и групп, добавление участников.
* Ведение простых таблиц, списков и реестров.
* Сбор информации от сотрудников и передача ответственным.
* Контроль выполнения небольших организационных задач.

Поддержка HR-процессов

* Организация и координация собеседований.
* Ведение календаря собеседований.
* Сохранение резюме кандидатов и поддержание порядка в папках.
* Подготовка информации о кандидатах к собеседованиям.
* Коммуникация с кандидатами по времени, месту и переносу встреч.
* Обновление статусов кандидатов.
* Сбор документов и информации для оформления новых сотрудников.

Финансовая и операционная поддержка

* Запрос счетов у поставщиков и подрядчиков.
* Сбор счетов, актов и других документов.
* Передача документов на проверку и оплату.

Работа с подрядчиками и поставщиками

* Коммуникация с подрядчиками по текущим организационным вопросам.
* Запрос коммерческих предложений, прайсов, счетов и документов.
* Уточнение статусов и сроков выполнения задач.
* Передача информации ответственным сотрудникам.

Работа с документами и информацией

* Поддержание порядка на общем диске.
* Создание и ведение структуры папок.
* Проверка наличия необходимых документов.
* Сбор информации из переписок, таблиц и документов в единые реестры.
* Подготовка простых сводок, списков и таблиц.
* Поиск информации в почте, мессенджерах и рабочих системах.

Поддержка текущих проектов

* Помощь в организационном ведении проектов.
* Сбор статусов по задачам.
* Ведение и актуализация списков задач.
* Напоминание о сроках и дедлайнах.
* Выполнение текущих организационных поручений по проектам.

Коммуникации

* Работа с корпоративной почтой и мессенджерами.
* Передача информации между сотрудниками.
* Координация внутренних организационных вопросов.
* Поддержание порядка в рабочих чатах.

Дополнительные задачи

* Поиск и первичный сбор информации для бизнес-ассистента.
* Подготовка сравнительных таблиц и списков.
* Помощь в организации командировок, встреч и мероприятий.
* Передача поручений сотрудникам и подрядчикам.
* Выполнение других административных и операционных задач по поручению руководителя.