Ассистент генерального директора / специалист по протокольному сопровождению

Мы в поисках ответственного и профессионального ассистента генерального директора, которому предстоит заняться следующими задачами:

• Протокольное сопровождение генерального директора;
• Полное протокольное и организационное сопровождение официальных встреч, переговоров, визитов, форумов, конференций и иных мероприятий с участием генерального директора;
• Обеспечение соблюдения норм делового и официального протокола, делового этикета и субординации;
• Самостоятельное определение необходимого комплекса протокольных мероприятий исходя из формата события, статуса и состава участников;
• Разработка сценариев, программ и подробных таймингов мероприятий;
• Формирование порядка проведения официальных встреч и переговоров;
• Формирование и проверка состава участников мероприятий;
• Контроль корректности наименований организаций, должностей, Ф.И.О., титулов и форм обращения;
• Подготовка схем рассадки участников переговоров, совещаний, приемов и иных мероприятий;
• Определение порядка приветствия, представления, перемещения и сопровождения участников;
• Подготовка переговорных комнат, зон встречи, маршрутов перемещения и иных площадок с учетом требований протокола;
• Предварительный осмотр и проверка готовности площадок;
• Взаимодействие с протокольными службами государственных органов, компаний, партнерских организаций и принимающей стороны;
• Координация протокольных вопросов со службами безопасности, PR, транспортными, административными и иными подразделениями;
• Подготовка руководителя к мероприятию: информация о формате, составе и статусе участников, последовательности действий, тайминге и возможных протокольных нюансах;
• Контроль всех ключевых точек взаимодействия генерального директора с принимающей стороной и участниками мероприятия;
• Непосредственное сопровождение генерального директора в ходе официальных мероприятий;
• Контроль соблюдения тайминга и сценария;
• Оперативная корректировка протокольных и организационных решений при изменении состава участников, графика или иных вводных;
• Предупреждение и оперативное устранение протокольных и организационных рисков;
• Обеспечение высокого уровня комфорта, сервиса и организационной готовности для генерального директора и принимаемых им гостей;
• Формирование и ведение базы протокольной информации по ключевым партнерам, официальным лицам и организациям. Административное сопровождение;
• Комплексное административное и организационное сопровождение деятельности генерального директора;
• Организация рабочих встреч, совещаний и переговоров;
• Сбор, проверка и структурирование материалов к встречам и мероприятиям;
• Координация участников и подразделений, задействованных в подготовке мероприятий;
• Ведение и актуализация рабочего графика в части закрепленной зоны ответственности;
• Организация деловых поездок и командировок генерального директора, включая формирование детального маршрута и программы;
• Оперативное решение нестандартных организационных задач. Протоколирование и контроль поручений;
• Ведение протоколов отдельных совещаний и встреч генерального директора;
• Фиксация принятых решений, договоренностей, ответственных лиц и сроков;
• Формулирование поручений генерального директора по итогам обсуждений;
• Подготовка выписок из протоколов и доведение решений до исполнителей;
• Контроль исполнения отдельных поручений в закрепленной зоне ответственности.

Наш идеальный кандидат:​​​​​​​

• Готов к командировкам по РФ:

• Имеет высокий уровень ответственности и надежности;

• Исключительная внимательность к деталям;

• Системность и структурность мышления;

• Высокая организационная культура;

• Способность самостоятельно выстраивать протокольную логику мероприятия исходя из его формата, статуса и состава участников;

• Умение заранее выявлять потенциальные организационные и протокольные риски;

• Способность оперативно принимать решения в рамках своих полномочий при изменении сценария мероприятия;

• Высокая скорость реакции на изменения вводных;

• Проактивность и способность работать на опережение;

• Умение контролировать одновременно большое количество организационных элементов;

• Стрессоустойчивость и способность сохранять собранность в условиях высокой нагрузки и изменения планов;

• Высокий уровень самостоятельности;

• Умение работать в условиях сжатых сроков и высокой интенсивности;

• Дипломатичность и тактичность;

• Развитое чувство субординации;

• Высокий эмоциональный интеллект;

• Уверенная коммуникация с руководителями высшего звена, официальными лицами и представителями различных организаций;

• Высокий уровень конфиденциальности и умение работать с чувствительной информацией;

• Представительность, аккуратность, понимание требований к внешнему виду и поведению на мероприятиях различного уровня;

• Готовность брать на себя ответственность за конечный результат в своей зоне компетенции

Знание заботится о тебе:

• График работы 5/2 с 10.00 до 19.00;
• ДМС со стоматологией после 3-х месяцев работы, врач и дни здоровья в офисе;
• Психолог в офисе/онлайн;
• Обучение: тренинги, мастер-классы, онлайн-курсы и другие ресурсы для развития;
• Доступ к программе лояльности BestBenefits;
• Карьерный рост с программой «Знание.Лидеры»;
• Яркая корпоративная жизнь: квизы, тимбилдинги дважды в год, спортивные команды по футболу и волейболу, волонтерские проекты, дни донора, летний проект «Каникулы в Знании» и новогодние праздники для детей сотрудников;
• Для твоей семьи – посещение наших мероприятий: кинопоказы, марафоны и встречи с известными лекторами;
• Отдых всей семьей со скидкой 20% в санаторно-курортном комплексе «Знание» в Сочи.