Помощник/ассистент руководителя

Москва, улица Кирпичные Выемки, 2к1

Метро: Аннино

Описание вакансии

Компания СТС — это международная команда профессионалов, которая с 1991 года реализует самые масштабные и технологически сложные проекты по всему миру. Мы объединяем собственный проектный институт, современное производство, конструкторское бюро и строительные подразделения, что позволяет нам сопровождать клиента на всех этапах — от идеи до ввода объекта в эксплуатацию.

Мы создаём инновационные инженерные решения, участвуем в разработке национальных стандартов, ведём собственные исследования и внедряем новые технологии в строительство. Работа в СТС — это возможность быть частью команды, которая меняет облик современных городов и реализует проекты, о которых говорят во всём мире.

Обязанности:

Календарь и время руководителя:

- Планировать рабочий день руководителя: встречи, звонки, приёмы, совещания;

- Фильтровать и приоритизировать запросы на встречи, решать конфликты в расписании;

- Еженедельно пересматривать календарь и подтверждать запланированные встречи.

Встречи и совещания:

- Организовывать регулярные встречи с руководителями подразделений;

- Готовить повестку, состав участников, собирать и рассылать материалы;

- Обеспечивать техническую сторону встреч: переговорную, видеосвязь, оборудование.

Документы и контроль поручений:

- Ставить задачи через 1С, по почте и в корпоративном мессенджере;

- Готовить документы на подпись и контролировать сроки подписания;

- Подписывать документы в системе ЭДО;

- Отвечать за хранение печати и электронной подписи;

- Готовить приказы, распоряжения и служебные записки по запросу;

- Работать с договорами: согласование, подписание.

Приёмная и коммуникации:

- Принимать и распределять звонки, поступающие в приёмную;

- Взаимодействовать с подразделениями компании, внешними партнёрами и подрядчиками.

Поездки и мероприятия:

-Организовывать деловые и личные поездки: билеты, отели, трансферы, визы, оформление документов;

- Организовывать приёмы, визиты и корпоративные события на уровне руководства;

- Вести учёт расходов, сверять корпоративные карты, готовить отчёты по командировкам.

Проекты и аналитика:

- Сопровождать проекты руководителя: контролировать сроки, координировать сотрудников;

- Готовить аналитические справки, презентации и отчёты.

Личная поддержка:

- Вести личные поручения руководителя и координировать его личные и рабочие вопросы.

Требования:

Опыт работы личным помощником или ассистентом первого лица от 3 лет;
Ясная письменная речь: умение коротко сформулировать вопрос и предложить решение;
Самостоятельность;
Внимание к деталям;
Безупречная конфиденциальность: финансы, кадровые вопросы, стратегия компании;
Уверенная работа с календарями, офисными пакетами, мессенджерами и системами документооборота;
Хороший вкус и аккуратность в бытовых и протокольных вопросах;
Английский язык на рабочем уровне будет плюсом.

Условия:

Комфортный офис в 7-10 минутах пешком от м. Аннино или 13-15 минутах пешком от МЦД Красный Строитель;
Оформление с первого дня по ТК РФ, отпуск (28 календарных дней) + 3 дополнительных бонусных дня в году;
Повышение квалификации за счет компании;
Возможности для профессионального развития и карьерного роста;
Корпоративная библиотека;
Компенсация изучения иностранных языков;
Компенсация занятий спортом;
Оборудованная всем необходимым кухня в офисе;
График работы - пятидневная рабочая неделя пн-чт с 8:00 до 17:00, в пт до 15:45, выходные дни суббота, воскресенье.