Бизнес ассистент / Личный помощник руководителя

Мы в поиске целеустремленного бизнес-ассистента, который станет правой рукой нашего руководителя и поможет сосредоточиться на ключевых задачах, процессах и приоритетах.

Что предстоит делать:

• Управлять календарём и приоритетами руководителя: не просто вести встречи, а защищать его время и понимать, что из потока действительно требует его внимания.
• Держать контроль поручений: фиксировать договорённости, ставить задачи командам от имени руководителя, доводить до результата и возвращаться с итогом
• Готовить руководителя к встречам и переговорам: собирать и структурировать информацию, контекст по людям и компаниям, короткие справки
• Вести встречи и превращать их в решения: протоколы, выжимки, кто что делает и к какому сроку, последующий follow-up.
• Организовывать деловые и личные поездки, включая зарубежные: маршрут, логистика, документы.
• Координировать подразделения и внешних контрагентов, разбирать входящий поток и распределять его.
• Готовить отчётность, презентации и аналитические материалы.
• Работать с конфиденциальной информацией
• Закрывать личные задачи руководителя (до 30%)
• Выстраивать процессы там, где их пока нет: мы растём быстрее, чем успеваем регламентировать, и часть порядка вокруг руководителя тебе предстоит создать самому

Кого мы ищем:

• Опыт работы бизнес-ассистентом, executive assistant или персональным ассистентом первого лица — от 3х лет. Идеально, если это был собственник, CEO или партнёр, а не руководитель среднего звена.
• Человек, которому можно дать поручение и забыть
• Проактивность
• Для тебя не существует слова «нет»: если задача выглядит нерешаемой, ты ищешь второй и третий путь, а не возвращаешься с отказом
• Высокая скорость и способность держать одновременно много контуров задач, ничего не теряя.
• Готовность работать в неопределённости: у нас нет готовых процедур на каждый случай, решения меняются быстро
• Аккуратность в работе с конфиденциальной информацией