Личный ассистент / бизнес-ассистент собственника группы компаний

Поиск товаров, услуг и подрядчиков.
Быстро находить нужные варианты под конкретный запрос: недвижимость, оборудование, строительные материалы, товары и услуги для автомобилей, отели, экскурсоводы, медицинские специалисты и многое другое. Проверять актуальность предложений, сравнивать стоимость, качество, сроки и условия. Предоставлять не просто ссылки, а короткий список подходящих вариантов с обоснованной рекомендацией.

2. Переговоры и организация исполнения.
Связываться с поставщиками и подрядчиками, получать коммерческие предложения, договариваться о цене и условиях. Организовывать согласованные покупки, бронирования и доставки, контролировать сроки и решать возникающие вопросы, включая переносы и возвраты.

3. Календарь и организация встреч.
Вести рабочий и личный календарь руководителя. Согласовывать, подтверждать и переносить встречи, учитывать время на дорогу и разницу часовых поясов. Заранее напоминать о договорённостях, готовить необходимую информацию и документы.

4. Контроль поручений и взаимодействие с командой.
Фиксировать задачи, ответственных и сроки. Поддерживать связь с сотрудниками, подрядчиками и другими участниками, отслеживать выполнение поручений. Заранее сообщать о риске срыва сроков и предлагать варианты решения. Тактично урегулировать рабочие разногласия, сложные вопросы своевременно передавать руководителю.

5. Подбор сотрудников и домашнего персонала.
Размещать вакансии, самостоятельно искать кандидатов, проводить первичный отбор и собеседования, собирать рекомендации, организовывать встречи с руководителем. Координировать выход выбранных кандидатов на работу.

6. Организация путешествий и досуга.
Подбирать авиабилеты, отели, трансферы, экскурсии, рестораны и мероприятия в России и за рубежом. Составлять удобные маршруты с учётом бюджета и предпочтений руководителя и семьи. Проверять условия бронирования, багаж, отмены и необходимые для поездки документы. Сопровождать организационные вопросы до завершения поездки.

7. Личные и семейные поручения.
Организовывать покупки, подарки, записи к специалистам, обслуживание автомобилей и другие бытовые вопросы. Взаимодействовать с водителями, домашним персоналом и сервисными компаниями. Вести учёт расходов по поручениям, сохранять чеки и подтверждения, поддерживать порядок в контактах и документах.

Самостоятельность и ответственность за результат. Умение уточнить действительно важные детали, разобраться в новой теме и предложить решение, а не возвращать руководителю задачу без продвижения.

Сильные навыки поиска и переговоров. Умение находить информацию не только через поисковик, но и через звонки, переписку и прямые обращения. Внимательность к цене, качеству, срокам и деталям договорённостей.

Организованность и грамотная коммуникация. Способность вести несколько задач одновременно, определять приоритеты, спокойно общаться с разными людьми и не терять договорённости.

Уверенное владение цифровыми инструментами и ИИ. Календари, таблицы, документы, системы учёта задач. Умение использовать ИИ для поиска, анализа и подготовки материалов, обязательно проверяя важные факты, цены и контакты.

Конфиденциальность, честность и тактичность. Бережное отношение к личной и деловой информации. Прозрачность расходов и договорённостей с поставщиками.

Опыт работы личным или бизнес-ассистентом, самостоятельной организации поездок, подбора персонала и взаимодействия с подрядчиками будет преимуществом.