Помощник директора

Ищем организованного, внимательного и инициативного помощника руководителя, который станет надёжной опорой в ежедневной работе, поможет эффективно выстраивать процессы и обеспечивать высокий уровень организационной поддержки.

Обязанности:

— организация работы приёмной и переговорных комнат, прием и координация посетителей:

— регистрация входящей и исходящей документации (эл. почта, СЭД, почтовые отправления);

— ведение деловой переписки, подготовка писем, документов;

— организация встреч, совещаний, переговоров, видеоконференций и иных мероприятий, подготовка материалов;

— протоколирование рабочих встреч и совещаний, контроль выполнения поручений руководителя;

— планирование и координация рабочего графика руководителя;

— контроль исполнения поручений и соблюдения сроков;

— организация командировок: покупка билетов, бронирование отелей, организация трансфера, визовая поддержка при необходимости;

— взаимодействие с сотрудниками, партнёрами и внешними организациями;

— административная и организационная поддержка руководителя;

— работа с документами, ведение протоколов совещаний, систематизация информации;

— поддержание порядка в комнате приёма пищи, приготовление чая, кофе;

— личные поручения руководителя.

.
Требования:

— высшее образование;
— опыт работы помощником руководителя, офис-менеджером или административным специалистом от 3-х лет будет преимуществом;

— знание основ документационного обеспечения, хорошие навыки планирования и организации;

— грамотная устная и письменная речь, знание правил делового этикета, деловой переписки;

— высокий уровень организованности, ответственности и внимательности к деталям, пунктуальность, умение расставлять приоритеты, работать в режиме многозадачности и соблюдать сроки;

— уверенное владение офисными программами и цифровыми сервисами,

• владение компьютером на уровне уверенного пользователя (MS Office, MS Word, MS Excel, MS Outlook);

— навыки деловой коммуникации, стрессоустойчивость, дипломатичность, умение работать в команде, тактичность.

Мы предлагаем:

— работу в стабильной организации с государственным участием;

— возможность профессионального развития и участия в интересных проектах;

— комфортные условия труда;

— своевременные выплаты заработной платы (дважды в месяц) и ежегодная индексация;

— график работы 5/2, пн-чт 08:30-17:15, пт 08:30-16:00. - 100% офисный формат;

— ненормированный рабочий день;

— официальное трудоустройство по ТК РФ;

— возможность медицинского обслуживания в поликлинике Российской академии наук (РАН).