Начальник Отдела по сопровождению и обслуживанию офисов Банка

Москва, Ленинградский проспект, 39с80

Метро: Аэропорт

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Руководить отделом: распределять задачи, контролировать сроки, качество исполнения, загрузку сотрудников и подрядчиков; проводить рабочие совещания.
Организовывать прием и обработку заявок АХО, контролировать выполнение обращений по ремонту, мебели, клинингу, хозяйственному обеспечению и технической эксплуатации офисов.
Обеспечивать эксплуатацию офисной сети: инженерные системы, отопление, вентиляция, кондиционирование, рекламные конструкции, мебель, хозяйственное и канцелярское обеспечение.
Контролировать бесперебойную работу систем холодоснабжения ЦОД, мониторинг состояния оборудования и оперативное реагирование на аварийные ситуации.
Организовывать ремонты, реконструкцию, переоборудование, открытие, закрытие и переезды офисов: от подготовки ТЗ, сметы и выбора подрядчика до приемки работ, и подписания актов.
Участвовать в подборе помещений для новых офисов и переездов, проводить оценку технической пригодности объектов.
Организовывать клининговое обслуживание, контролировать качество уборки, санитарное состояние помещений и выполнение подрядчиками условий договоров.
Обеспечивать соблюдение требований пожарной безопасности: контроль систем пожарной сигнализации, огнетушителей, журналов, технического обслуживания и устранения замечаний.
Контролировать экологическое сопровождение офисов: договоры на обращение с отходами, ведение необходимой документации и подготовку обязательной отчетности.
Организовывать закупки мебели, хозяйственных материалов, ИТ-оборудования, программного обеспечения, лицензий и сопутствующих услуг.
Консолидировать потребности подразделений банка, готовить технические задания, спецификации, обоснования закупок и контролировать сроки поставки.
Обеспечивать своевременное продление лицензий, подписок и сервисных договоров, необходимых для непрерывной работы подразделений.
Участвовать в тендерных процедурах, выборе поставщиков, согласовании договоров, счетов, актов и иной первичной документации.
Вести договорную работу по аренде, эксплуатации, ремонту и сервисному обслуживанию; участвовать в переговорах с арендодателями и подрядчиками.
Формировать и защищать годовой бюджет и бизнес-план по потребностям всех подразделений банка.
Контролировать исполнение бюджета, лимиты, план-факт, отклонения и прогноз расходов; инициировать меры по оптимизации затрат.
Взаимодействовать с ИТ-департаментом, финансами, бухгалтерией, юридическим департаментом, службой безопасности, закупками, маркетингом, бизнес-подразделениями и региональными офисами.
Подготавливать управленческую отчетность, официальные ответы, аналитические материалы и выполнять поручения руководства.

Требования:

Высшее образование.
Опыт руководства административным, эксплуатационным, хозяйственным, инфраструктурным или техническим подразделением от 3 лет.
Опыт управления офисной сетью, филиалами, отделениями, объектами недвижимости или распределенной инфраструктурой.
Практический опыт организации ремонтов, реконструкций, переездов, оснащения и технической эксплуатации помещений.
Опыт взаимодействия с подрядчиками, поставщиками, арендодателями и сервисными организациями.
Знание процессов закупок, тендерных процедур, договорной работы и сопровождения первичной документации.
Опыт организации закупок ИТ-оборудования, программного обеспечения, лицензий и сервисных услуг.
Опыт формирования, согласования и защиты бюджетов, бизнес-планов и инвестиционных/эксплуатационных заявок.
Навыки план-факт анализа, контроля лимитов, прогнозирования расходов и поиска возможностей для оптимизации затрат.
Понимание основ эксплуатации инженерных систем, климатического оборудования и требований пожарной безопасности.
Уверенное владение MS Excel, Outlook, Word; опыт работы с СЭД, ЭДО, Service Desk/CRM.
Умение вести переговоры, принимать решения в сжатые сроки и управлять несколькими проектами одновременно.
Готовность к периодическим выездам на объекты и командировкам.
Будет преимуществом
Опыт работы в банке, финансовой организации или крупной федеральной компании с развитой офисной сетью.
Опыт работы с ЦОД, объектами с повышенными требованиями к надежности или критической инфраструктурой.
Знание AutoCAD или Visio для работы с планировками и чертежами.
Опыт работы в системах ELMA, 1С, Диадок, СБИС, JIRA, Service Desk.
Опыт взаимодействия с тендерными комитетами и подготовки материалов для коллегиальных органов.

Условия:

Работу в стабильном банке и прямое влияние на развитие офисной и ИТ-инфраструктуры.
Управление значимыми проектами: ремонты, переезды, развитие офисной сети, закупки и оптимизация расходов.
Широкую зону ответственности и взаимодействие с ключевыми подразделениями банка.
Официальное оформление по ТК РФ.
Полную занятость, график 5/2, работа в Москве.
Конкурентный уровень дохода, обсуждаемый по результатам собеседования.