Секретарь на ресепшен

В крупном инфраструктурном холдинге открыта вакансия Секретаря на ресепшен.

Если вам нравится создавать уютную и приветливую атмосферу, вы обладаете отличными коммуникативными навыками и стремитесь поддерживать порядок и организацию в офисе, эта роль для вас. Вы станете первым лицом компании для наших гостей и партнеров, обеспечивая безупречное обслуживание и высокое качество административной поддержки.

Обязанности:

• Работа в системе электронного документооборота;
• Работа с документами (проверка корректности оформления, регистрация, прием и передача документов на подписание);
• Обработка, регистрация и распределение входящей корреспонденции;
• Работа с оргтехникой (сканирование, ксерокопирование, печать, прошивка, ламинирование документов и пр.);
• Приём, организация и распределение входящих телефонных звонков (включая детализированное и своевременное фиксирование телефонных звонков);
• Обработка заявок на заказ канцелярии;
• Заказ пропусков;
• Бронирование переговорных комнат;
• Организация работы курьеров и водителей офиса;
• Координация работы кофе-леди и клининга;
• Отслеживание порядка и чистоты в переговорных комнатах и принтерных офиса;
• Встреча и приём посетителей, сопровождение до места встречи;
• Подготовка отчетных материалов для руководителя;
• Помощь в организации совещаний, переговоров (подготовка переговорных комнат и обеспечение их необходимыми материалами);
• Выполнение поручений непосредственного руководителя и руководителя функции.

Требования:

• Высшее или неоконченное высшее образование;
• Знание действующих правовых актов, нормативно-методических документов, государственных стандартов, определяющих порядок документационного обеспечения управления;
• Уверенная работа с офисной техникой (МФУ, шредер, факс, брошюратор);
• Уверенная работа с ПК и основными ПО (Word, Excel, PowerPoint и т.д.);
• Знание делового этикета и правил деловой коммуникации;
• Знание основных правил ведения телефонных переговоров;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Навык работы в 1С, Directum RX и/или других СЭД;
• Английский язык на уровне pre-intermediate и выше;
• Поддержание строгого делового дресс-кода.

Условия:

• Работа в крупнейшем российском инфраструктурном холдинге с возможностью профессионального и карьерного роста.
• Трудоустройство по ТК РФ.
• Программа ДМС для всех сотрудников.
• Программа скидок BestBenefits, скидки на множество товаров и услуг: обучение, отдых, рестораны, спорт, недвижимость, техника и электроника, красота и здоровье, для детей, развлечения и другие.
• Корпоративная электронная библиотека, клуб волонтеров и сообщества по интересам.
• График работы в офисе: 8-часовой рабочий день, пятница – сокращенный день.
• Работа в современном офисе класса «А» Orbital, оснащенным системой автоматизации «Умный офис» по адресу: г. Москва 3-я Магистральная ул., 10А.
• Корпоративный транспорт организован от ближайших станций метро (м. Шелепиха (МЦК), м. Москва-Сити, м. Фили, м. Полежаевская) 5-7 минут. Либо 12 минут пешком от МЦК -Шелепиха.