Руководитель отдела документооборота (Старший трафик-координатор) в рекламное агентство ADMIX

О нас: Рекламное агентство ADMIX (входит в Группу Компаний Аккорд) — это команда, которая создает сильные рекламные кампании 360° для лидеров рынка. Мы — агентство полного цикла со своим инвентарём, производством и digital-направлением. Наша особенность — нестандартные площадки и спецпроекты, позволяющие нашим клиентам по-настоящему выделяться.

Кого мы ищем: Мы ищем опытного и ответственного Руководителя отдела документооборота (Старшего трафик-координатора), который возьмет на себя полный цикл управления документами и сможет эффективно координировать команду трафик- менджеров. Если вы работали в рекламном агентстве, отлично разбираетесь в договорном и финансовом документообороте и готовы к динамичной работе — мы ждем вас! У нас НДС 22%, у клиентов и подрядчиков по разному.

Чем предстоит заниматься:

Комплексное управление документооборотом:

• Обеспечение полного цикла подготовки, согласования и оформления договорной документации (договоры, приложения, дополнительные соглашения) с клиентами и подрядчиками, используя установленные шаблоны.
• Взаимодействие со всеми заинтересованными сторонами (юридический, финансовый, экономический отделы, бухгалтерия внутри компании; подрядчики и клиенты извне) по вопросам правок, согласований и оформления документов.
• Контроль подписания документов в системах ЭДО (электронного документооборота) и на бумажных носителях, а также контроль возврата оригиналов документов.
• Финансовое сопровождение проектов:
• Выставление счетов клиентам в соответствии с условиями договоров и закрывающими документами.
• Подготовка через бухгалтерию полного пакета закрывающих документов (акты, УПД и т.д.) для клиентов и сбор аналогичных документов от исполнителей (подрядчиков).
• Контроль своевременного поступления денежных средств от клиентов, оперативное информирование ответственных менеджеров о статусе оплат.
• Формирование заявок на оплату счетов подрядчиков в системе 1 с и контроль их своевременной оплаты.
• Организация и оптимизация работы отдела:
• Контроль, координация и распределение задач внутри группы документооборота.
• Постановка четких задач и контроль их исполнения, управление дедлайнами и приоритетами.
• Оптимизация существующих бизнес-процессов документооборота, разработка и внедрение эффективных решений, регламентов и инструкций.
• Наставничество и развитие сотрудников отдела (при необходимости).
• Ведение отчетности и аналитика.
• Заведение и отслеживание статусов всех документов в 1С (частично своими силами, частично с помощью подчиненных).
• Формирование регулярной отчетности по статусу документов, оплатам, дебиторской задолженности и другим ключевым показателям документопотока.
• Выявление ошибок и несоответствий в документах, их оперативное исправление.

Наши ожидания от кандидата:

• Высшее образование (экономическое, юридическое или менеджмент будет существенным преимуществом).
• Опыт работы в рекламных агентствах полного цикла или смежных сферах (PR, Digital, Event) от 2-х лет – ОБЯЗАТЕЛЬНО.
• Глубокие профессиональные знания полного цикла документооборота (договорной, первичной бухгалтерской, тендерной документации).
• Уверенное владение 1С (производство), Bitrix24.
• Опыт работы с системами электронного документооборота (ЭДО: Диадок, СБИС и др.), навыки работы с ЭЦП.
• Развитые управленческие навыки: опыт организации работы, постановки задач, контроля исполнения и оптимизации процессов.
• Системное и аналитическое мышление, высокая внимательность к деталям и точность.
• Ответственность, проактивность, инициативность и нацеленность на результат.
• Отличные коммуникативные навыки: умение вести деловую переписку и переговоры, выстраивать эффективное взаимодействие.
• Высокая стрессоустойчивость и способность эффективно работать в динамичном режиме рекламного агентства, умение управлять многозадачностью.
• Знание стандартов делопроизводства (ГОСТ) и законодательства в области рекламы и документооборота.

Мы предлагаем:

• Официальное трудоустройство согласно ТК РФ с первого дня.
• График работы 5/2 (с 9:00 до 18:00 или с 10:00 до 19:00 — обсуждаем удобный для вас вариант).
• Конкурентоспособная заработная плата и прозрачная система бонусов по результатам работы (полностью "белые").
• Современный loft-офис в 7 минутах от м. Кожуховская, оборудованная кухня, кофе и чай.
• Возможности для профессионального роста и развития в динамичной и дружной команде ADMIX.

Присоединяйтесь к команде ADMIX и оставьте свой след на рекламном рынке!