Ассистент предпринимателя (Бизнес-ассистент - координатор)

Описание вакансии

О руководителе: Анастасия — профессиональная доула. Уже 5 лет занимается сопровождением русскоязычных семей, которые приезжают в Бразилию для рождения ребёнка и последующего оформления документов. В работе одновременно находится несколько семей, и у каждой семьи — свой набор задач: медицинские консультации, обследования, жильё, документы, переводы, гражданство детей и родителей, бытовые вопросы и коммуникация с различными специалистами.

Мы в поисках операционного ассистента, который сможет взять на себя значительную часть организационной и административной работы и помогать Анастасии держать под контролем процессы по каждой семье. Работа полностью удаленная.

С нами классно работать — и вот 5 причин, почему:

Много самостоятельности. Не будет постоянного контроля каждого шага — важно уметь самостоятельно организовать свою работу.
Живые задачи вместо однообразной рутины. Сегодня нужно организовать приём, завтра найти жильё, послезавтра проконтролировать документы семьи.
Международный проект. Работа с Бразилией, местными специалистами, клиниками, агентами, переводчиками и другими подрядчиками.
Обучение специфике работы. Даже если раньше не работали с Бразилией, всему необходимому научим.
Есть куда расти. При успешной работе можно развиваться в сторону операционного управления и брать на себя больше процессов.

Какого специалиста мы ищем:

Нам подойдёт человек с опытом от 1 года в роли ассистента, координатора, администратора, менеджера по сопровождению клиентов или на похожей позиции. Идеально, если вы работали с личными поручениями или вели family office.

Чем нужно заниматься:

Вы будете полностью сопровождать текущие организационные процессы по семьям:

координировать записи к врачам и специалистам, переносы и отмены;
вести календари семей и контролировать предстоящие события;
своевременно информировать клиентов о приёмах, адресах, стоимости и необходимых документах;
искать жильё под запрос семьи, общаться с владельцами и агентами;
контролировать договоры, оплаты, переводы и подписание документов;
отслеживать этапы оформления документов;
координировать переводчиков, водителей, клиники и других подрядчиков;
вести рабочие таблицы и поддерживать актуальную информацию;
контролировать выполнение задач всеми участниками процесса.

Главный результат — по каждой семье всё происходит вовремя: ни один этап не потерян, задача не забыта, а клиент понимает, что происходит дальше.

Условия и мотивация:

Удаленная работа, график 5/2, занятость полная;
время на связи 13:00–22:00 по МСК;
возможна гибкость внутри графика в зависимости от загрузки и расписания семей;
Оплата: 700$ в первый месяц — в период обучения и погружения в процессы. Затем рост до 900$ (фикс);
самостоятельность и работа без микроменеджмента.

Как будет выглядеть старт работы:

В первые недели вы погрузитесь в специфику сопровождения семей в Бразилии, изучите рабочие таблицы, процессы и взаимодействие с подрядчиками.

На старте ключевая задача — научиться самостоятельно вести несколько семей одновременно: контролировать календарь, документы, записи, коммуникации и следующие шаги.

Успешность будет оцениваться по простому принципу: задачи выполняются вовремя, информация актуальна, клиенты получают необходимые ответы, а руководителю не приходится напоминать о каждом следующем шаге.

Как откликнуться:

После отклика мы направим вам небольшую анкету (займет 15-20 минут). Затем вас ожидает тестовое задание, после которого мы пригласим вас на интервью с руководителем. Ура, вы в команде!