Секретарь руководителя

Москва, Смольная улица, 10А

Метро: Водный стадион

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Организационное сопровождение деятельности директора
Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора
Прием и обработка поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передача ее в соответствии с принятыми решениями в структурные подразделения или конкретным исполнителям в процессе работы либо для подготовки ответов
Осуществление своевременной отправки исполнительных документов по адресам
Прием документов и личных заявлений на подпись руководителя
Подготовка служебных материалов для работы руководителя
Администрирование АИС "СД" руководителя (контроль поступления и исполнения документов)
Выполнение функций администратора ЭДО ПМ
Регистрация входящий документов в ЭДО ПМ, перенаправление их исполнителям
Регистрация исходящих документов в ЭДО ПМ и направление их получателям
Администрирование официального почтового адреса организации (обработка, направление исполнителю входящих сообщений, подготовка, регистрация, направление получателям исходящей корреспонденции
Администрирование личного кабинета руководителя в ЕКИС (направление поступающей информации исполнителям, контроль своевременности заполнения форм сбора данных)
Контроль за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование
Организация проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание
По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем
Осуществлять контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение отдела делопроизводства, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль
Ведет контрольно-регистрационную картотеку
Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями
Организация приема посетителей
Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив
Выполнять отдельные служебные поручения руководителя

Требования:

Высшее профессиональное образование
Стаж работы на аналогичных должностях
Умение работать с текстовыми редакторами, электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами, ЭДО ПМ и другими сервисами
Соблюдение правил деловой переписки и государственные стандарты на организационно-распорядительную документацию

Условия: