Офис-менеджер / административный менеджер

Привет! Мы — Xpage, IT-компания с 23-летней историей. Создаем цифровые продукты и сервисы для среднего и крупного бизнеса.

Сейчас ищем человека, который возьмет на себя административную жизнь нашего офиса.

Нам нужен самостоятельный и ответственный специалист, которому можно обозначить ожидаемый результат и доверить выбор способа, как к нему прийти.

При этом для нас важно, чтобы офис оставался не только организованным, но и приятным местом для команды — поэтому ищем человека, который умеет и держать процессы в порядке, и находить общий язык с очень разными людьми.

Чем предстоит заниматься

• организовывать работу офиса: закупки, клининг, ремонт и текущие хозяйственные вопросы;

• закупать и вести учет техники и имущества;

• помогать с организацией выхода сотрудников в компанию и завершением работы: рабочее место, техника, доступы;

• работать с подрядчиками: искать варианты, сравнивать условия, договариваться и контролировать результат;

• контролировать регулярные платежи, документы и отправки;

• организовывать мероприятия, подарки, мерч и клиентские отправки;

• выполнять административные задачи собственника и руководителей;

• замечать, что в административных процессах можно сделать лучше, самостоятельно прорабатывать изменения и доводить их до результата.

Что для нас важно

• самостоятельность — умеешь понять задачу и сам определить, как ее решить;

• ответственность — контролируешь сроки и статус задач, заранее предупреждаешь о рисках и не оставляешь проблему без следующего шага;

• умение принимать решения — сравниваешь варианты, оцениваешь стоимость, потребность и риски и можешь аргументировать свой выбор;

• системность — держишь задачи, сроки и статусы в порядке;

• гибкость — быстро ориентируешься, когда ситуация меняется;

• коммуникация — умеешь коротко говорить по делу и находить общий язык с разными людьми.

Xpage — AI First компания. Мы используем AI как обычный рабочий инструмент, чтобы быстрее решать задачи и сокращать рутину.

Ожидаем, что офис-менеджер тоже будет использовать AI: для поиска и сравнения вариантов, подготовки документов и инструкций, работы с таблицами, планирования и автоматизации повторяющихся задач.

Программировать не нужно. Важно не бояться новых инструментов, уметь быстро в них разбираться и искать способы делать работу проще и эффективнее.

Уверенная работа с Google Docs/Sheets, мессенджерами, интернет-магазинами и другими базовыми цифровыми сервисами для нас обязательна.

Что предлагаем

• возможности, где можно не просто выполнять задачи, а реально влиять на то, как устроены административные процессы;

• достаточно свободы в выборе способа решения задач — мы договоримся о результате, а не будем контролировать каждый шаг;

• понятные процессы, систему задач и прозрачные критерии результата;

• график 5/2 с 9:00 до 18:00;

• официальное трудоустройство;

• офис в центре Челябинска — Gagarin Residence, Лесопарковая, 8;

• современное пространство с кухней, переговорными, PS5, фруктами, сладким и кофемашинами;

• корпоративные мероприятия, обучение и команда, с которой важно не только хорошо работать, но и комфортно общаться.

И да, у нас действительно можно ходить по офису в носках и тапочках :)

Если тебе нравится, когда тебе доверяют задачу целиком, а не расписывают каждый следующий шаг — давай знакомиться.