Секретарь / Офис-менеджер

О компании: Мы - производственно-торговая группа компаний, работающая на рынке с ключевыми системообразующими предприятиями страны. Наш главный и постоянный заказчик - ОАО «РЖД», что гарантирует компании высокую стабильность, постоянный объем задач и уверенность в завтрашнем дне.

Сейчас мы в поисках профессионального, внимательного и доброжелательного Секретаря / Офис-менеджера, который станет «лицом» компании, создаст уютную атмосферу в офисе и обеспечит надежную административную и тревел-поддержку руководителям.

Чем предстоит заниматься:

1. Сервис руководителя и тревел поддержка: Покупка авиа/ж/д билетов, регистрация на рейсы, информирование руководителя и водителя; бронирование гостиниц и столиков в ресторанах; организация сервировки чая/кофе, поддержка чистоты посуды и кофемашины у руководителей; информирование руководителей о днях рождения в SMS; обеспечение кабинета канцелярией и конфетами; управление домофонами (вход в офис для гостей и в кабинет директора).

2. Администрирование офиса и АХО: Прием, выписка электронных пропусков и организация приема гостей; обработка входящих телефонных звонков; заказ канцелярии, бытовой химии, продуктов питания, печатей и штампов; вызов электриков, сантехников, мойщиков окон и других технических служб; набор штампов сотрудникам.

3. Делопроизводство и почта: Подготовка к отправке простых и заказных писем; вызов курьеров (СДЭК, DHL), фиксация адресов в журнале; делопроизводство (входящие/исходящие письма, обновление реквизитов, печать, сканирование, копирование документов, ведение архива); подготовка писем и документов по поручению руководителя.

4. Первичный учет и передача документов: Сбор и сканирование комплекта документов новых сотрудников (паспорт, СНИЛС, ИНН, трудовая книжка и др.) с оперативной передачей в бухгалтерию; первичный прием/выдача бланков путевых листов на ресепшен для водителей (утром выложить, вечером забрать заполненные); учет и систематизация документов по автотранспорту (сбор и хранение сканов ПТС, СТС, полисов ОСАГО и КАСКО).

Требования к кандидату:

• Образование: высшее или среднее профессиональное;

• Опыт работы: от 2 лет на позициях секретаря, офис-менеджера, помощника руководителя или администратора офиса;

• Навыки и знания:

  • Опыт ведения делопроизводства, сбора документов и обработки корреспонденции;

  • Опыт взаимодействия с курьерскими службами (СДЭК, DHL) и бытовыми подрядчиками;

  • Грамотная устная и письменная речь, соблюдение делового этикета;

  • Уверенный пользователь ПК (MS Office: Word, Excel, Outlook), умение работать с оргтехникой.

• Личные качества: высокий уровень клиентского сервиса, доброжелательность, вежливость, исполнительность, опрятность, пунктуальность.

Условия работы:

• Официальное оформление: по ТК РФ с первого дня;

• Доход: полностью «белая» заработная плата, выплачивается без задержек 2 раза в месяц. Уровень оклада обсуждается по результатам собеседования;

• График работы: 5/2, полная занятость (8-часовой рабочий день);

• Формат: работа на территории работодателя в комфортном офисе;

• Удобная локация: г. Москва, ул. Радио, 24к1 (м. Бауманская / м. Курская);

• Испытательный срок: 3 месяца.

Если вы цените порядок, обладаете высоким уровнем сервиса и хотите работать в стабильной компании — отправляйте ваш отклик, будем рады знакомству!