Офис-менеджер / административный бизнес-ассистент

Мы ищем офис-менеджера, который возьмет на себя организацию повседневной работы московского офиса и станет человеком, благодаря которому административные процессы будут работать четко и без сбоев.

Нам нужен не просто исполнитель текущих задач, а самостоятельный и инициативный человек, которому интересно разбираться в новых вопросах, находить решения и постепенно погружаться в бизнес-процессы компании. В роли также предполагается взаимодействие с руководящим составом и выполнение административных и организационных задач.

Чем предстоит заниматься

• Обеспечение бесперебойной работы офиса: закупка канцелярии, хозяйственных товаров и других необходимых материалов, контроль запасов, поддержание порядка и комфортных условий для команды.
• Организация и контроль административно-хозяйственной деятельности офиса: взаимодействие с арендодателем, поставщиками, клинингом, почтовыми и курьерскими службами и другими подрядчиками.
• Поиск необходимых компании товаров, услуг и подрядчиков: сбор и сравнение предложений по стоимости и условиям, переговоры, подготовка оптимальных вариантов для согласования с руководством.
• Ведение документооборота: прием, регистрация, отправка, сканирование и архивирование документов, организация подписания и передачи документов сотрудникам, контроль своевременного оформления и хранения документов.
• Участие в систематизации и развитии процессов делопроизводства и хранения документов.
• Взаимодействие с руководящим составом компании, оперативное решение административных и организационных задач.
• Подготовка рабочих мест для новых сотрудников совместно с HR и IT: организация выдачи техники, пропусков и необходимых материалов, оформление документов о выдаче.
• Организация встреч посетителей и внутренних совещаний.
• Ведение учета офисного имущества, техники, расходных материалов, корпоративных подписок и используемых компанией сервисов, контроль их своевременного пополнения и продления.
• Участие в организации корпоративных мероприятий, поздравлений сотрудников и других внутренних активностей компании.
• Выполнение новых и нестандартных задач, связанных с организацией работы офиса и внутренних процессов компании.

Наши ожидания

• Опыт работы офис-менеджером, административным менеджером, бизнес-ассистентом или на аналогичной позиции от 1 года.
• Практический опыт работы с документооборотом и понимание основных принципов делопроизводства.
• Умение самостоятельно организовывать свою работу, расставлять приоритеты и доводить задачи до результата.
• Способность самостоятельно находить необходимую информацию, разбираться в новых вопросах и предлагать варианты решения, а не только выполнять задачи по готовой инструкции.
• Умение работать с подрядчиками: находить варианты, сравнивать условия, договариваться и контролировать результат.
• Интерес к бизнес-процессам компании и готовность постепенно расширять свою зону ответственности.
• Уверенное владение Microsoft Office (Word, Excel), желательно опыт работы с Google Workspace, Zoom.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Внимательность, ответственность, инициативность и высокий уровень самоорганизации.
• Готовность к работе из офиса 5/2.

Мы предлагаем

• Заработную плату 80 000 рублей на руки.
• Официальное оформление по Трудовому кодексу РФ.
• Испытательный срок — 3 месяца.
• Работу в современном офисе в центре Москвы.
• Возможность участвовать в развитии и улучшении внутренних процессов компании.
• Работу напрямую с руководящим составом компании.