Офис-менеджер / Делопроизводитель

🌴 Onlinetours - топ-3 лидеров в сфере онлайн продаж путешествий и крупнейшее туристическое агентство.

Мы организуем пакетные и индивидуальные туры, бронируем отели в любых странах мира уже больше 12 лет. Растем каждый год.

У нас есть сайт Onlinetours.ru с ежемесячной посещаемостью ~1,5 млн и мобильные приложения iOS и Android. Мы резидент Сколково.

Мы ищем организованного, проактивного и ответственного сотрудника, который возьмёт на себя ведение всей договорной базы компании, архивное хранение, контроль сроков, а также административно-хозяйственное обеспечение двух офисов (Москва и Тула).

Основные задачи:

• Создание и ведение реестра договоров в Excel и электронного архива в 1С (сканирование, загрузка, корректное наименование);

• Контроль сроков действия договоров с туроператорами и финансового обеспечения (депозиты, гарантии, страховки), своевременное обновление договоров;

• Создание доп. учётных записей у туроператоров;

• Заключение договоров с новыми контрагентами по типовой процедуре, без юрид. экспертизы;

• Подготовка и комплектация документов для отправки (печать, сканирование, подписание, копирование и подготовка пакетов для курьера);

• Подготовка комплектов документов для подачи в суд (копирование, сшивка, нумерация, опись) и отслеживание информации по судам;

• Отправка документов в суды и контрагентам (почта, курьерские службы, ЭДО), ведение реестра судебных документов;

• Приём, регистрация и передача входящей корреспонденции;

• Контроль порядка и чистоты в двух офисах (Москва/Тула), взаимодействие с уборщицей, вызов ремонтников;

• Обеспечение офисов расходными материалами;

• Помощь отделам в организации доставок;

• Заказ и доставка подарков, помощь в организации внутренних мероприятий; периодические командировки в Тулу 1 раз в 1–2 месяца (за счёт компании).

Что для нас важно:

• Опыт работы делопроизводителем, офис-менеджером или архивным специалистом от 1 года;

• Опыт ведения реестров договоров/электронных архивов;

• Уверенный пользователь Excel (фильтры, сортировка, сводные, поиск) и умение работать с Яндекс Диском;

• Базовое понимание 1С (или готовность быстро обучиться);

• Внимательность к срокам, системность, дисциплина;

• Готовность к коротким командировкам;

• Способность работать с большим объёмом документов без потери качества.

Будет плюсом:

• Опыт работы с договорами в туристической сфере;

• Знание Консоль, ЭДО (Контур, СБИС);

• Навык работы с большими объёмами бумажных документов.

Мы предлагаем:

• Официальное оформление по ТК РФ;

• Заработная плата от 60 000 до 80 000 руб. на руки (по итогам собеседования);

• Компенсация командировок (проезд, проживание при необходимости);

• График 5/2 9-18:00 или 10-19:00, работа в офисе в Москве (ул. Русаковская, 13);

• 50% компенсации ДМС (после исп. срока);

• 50% компенсации на внешние обучения и конференции (после исп. срока);

• Скидки на путешествия и другие бонусы ("Еще больше", Газпром Бонус, FitStars).

Этапы собеседований:

1. С HR до 30 минут;

2. С финансовым директором до 30 минут.