Бизнес-ассистент руководителя

WildJam — крупнейшее независимое рекламное агентство, которое соединяет бренды и лидеров мнений.
Мы работаем с крупными брендами — среди наших клиентов Яндекс, Альфа-Банк, L'Oréal, AliExpress и многие другие. Внутри компании много параллельных проектов, команд, задач, встреч и новых направлений, поэтому сейчас мы ищем сильного бизнес-ассистента руководителя.
Нам нужен не человек «на календарь», а тот, кто поможет превратить большой поток задач и процессов в понятную систему и будет держать руку на пульсе.

• Управлять календарем руководителя: встречи, звонки, приоритеты, переносы и изменения;

• Контролировать выполнение задач и договоренностей — не просто фиксировать, а доводить до результата;

• Следить за дедлайнами и заранее напоминать о важных точках;

• Собирать информацию по задачам, быстро погружаться в новые темы и готовить краткие выводы;

• Координировать коммуникацию руководителя с командами, подрядчиками, партнерами и клиентами;

• Организовывать встречи, командировки, мероприятия и другие рабочие процессы;

• Готовить документы, презентации, таблицы и материалы к встречам;

• Фиксировать договоренности после встреч и контролировать их исполнение;

• Помогать руководителю держать в фокусе ключевые проекты и приоритеты;

• Самостоятельно искать решения возникающих вопросов и предлагать варианты действий;

• Подхватывать новые задачи и быстро разбираться в том, как они устроены;

• В отдельных случаях — представлять интересы руководителя во внутренних и внешних коммуникациях.

• Опыт работы бизнес-ассистентом, executive assistant, project manager, аккаунт-менеджером или на аналогичной позиции — обязателен;

• Опыт работы с руководителем, у которого высокая загрузка и много параллельных задач;

• Отличные навыки планирования и организации;

• Системность и внимание к деталям;

• Умение работать с большим объемом информации;

• Способность быстро переключаться между задачами и приоритетами;

• Сильные коммуникативные навыки;

• Умение четко формулировать мысли и договариваться с разными людьми;

• Уверенный пользователь Google Docs/Sheets, презентаций и таск-трекеров;

• Умение самостоятельно искать информацию и разбираться в незнакомых вопросах;

• Высокая скорость работы и адекватное отношение к изменениям;

• Ответственность за результат, а не только за выполнение поручения.

  Особенно ценим:
  Проактивность. Если видите проблему — не просто сообщаете о ней, а приходите хотя бы с одним вариантом решения.
  Системность. Если задач становится 20, вы не теряете 15 из них, а создаете систему, в которой контролируются все 20.
  Предусмотрительность. Вы умеете заметить, что завтра потребуется сделать сегодня.
  Здравый смысл. Не каждую задачу нужно согласовывать на пять кругов — важно понимать, где можно самостоятельно принять решение.
  Высокий темп. Работа динамичная: планы могут меняться в течение дня, появляются срочные задачи и новые направления.

• Работу непосредственно с руководителем WildJam;

• Возможность глубоко погрузиться в управление бизнесом и рекламное агентство изнутри;

• Большое количество разнообразных задач и возможность влиять на процессы;

• Работу с крупными клиентами и интересными бизнес-задачами;

• Сильную команду и динамичную рабочую среду;

• Оформление по ТК РФ, полностью «белую» зарплату;

• Конкурентный уровень дохода — обсуждается индивидуально;

• Офис в Москве.

  Важный момент
  Это не позиция с четким графиком «9:00–18:00 и до завтра».
  У руководителя много параллельных задач, встреч и направлений, поэтому темп работы высокий, а график может быть ненормированным. Мы ищем человека, которому комфортно работать в таком режиме и который умеет сохранять порядок даже тогда, когда вокруг много изменений.

  Удаленный формат не рассматриваем.
  
  Если вы умеете держать под контролем десятки задач, быстро разбираться в новом, видеть на два шага вперед и хотите стать человеком, на котором действительно держится часть процессов руководителя — будем рады познакомиться.

  В сопроводительном письме расскажите о своем опыте и укажите желаемый уровень дохода.