Административный менеджер

Компания Wallmax выполняет полный комплекс услуг инженерному оснащению по внутренней отделке коммерческой недвижимости, от разработки дизайн проекта до сдачи объекта в эксплуатацию.

Наши объекты - это офисы класса А, А+. Наши заказчики - Газпром, Сбер, Росатом, ВКонтакте, Евраз и многие другие известные компании.

Что ты получишь, работая с нами в команде:

• Оформление с первого дня, полное соблюдение ТК РФ;
• Работа в благоустроенном офисе класса А;
• Ежегодная премия;
• ДМС по истечение 6 месяцев работы в компании;
• Внутреннее и внешнее обучение за счет компании;
• Нематериальная мотивация и корпоративные скидки;
• Новогодние подарки для детей сотрудников;
• Материальная помощь в разных жизненных ситуациях;
• Уровень заработной платы обговаривается отдельно с каждым кандидатом по итогу собеседования.​​​​​​

Что нужно делать:

Работа в 1С

• Оформление и оплата счетов: загрузка счетов по аренде офиса, парковке, картам, по аренде Архива;
• Оплата услуг клининга;
• Оплата корпоративного такси (Яндекс.Такси), доставки грузов, Яндекс Лавки;
• Оплата счетов по уходу за цветами, заказам OZON, бакалее;
• Счета водителей (обслуживание автомобилей, транспондеры);
• Сбор и контроль закрывающих документов.

Закупки:

• Заказ бакалеи и фруктов (Купер, OZON);
• Заказ канцелярии и хозтоваров (Комус) для двух офисов
• Покупка транспортных карт «Тройка»;
• Выдача и учет брендированной продукции.

Отчетность:

• Формирование бюджета расходов на офисные нужды;
• Отчеты для руководителя: офисные траты, курьерские заявки, гарантийные заявки.
• Оформление доверенностей для курьеров и водителей;

Совместный блок задач с офис-менеджером:

• Регистрация входящей документации (документы с объектов, от контрагентов, Мэйджор, ячейка, Почта России);
• Регистрация исходящей документации (информационные, сопроводительные, претензионные письма), оформление доставки Мэйджор, распределение входящих электронных писем.
• Пропускной режим и доверенности: разовые пропуска для сотрудников (через сайт); постоянные пропуска (по электронной почте); материальные пропуска на выгрузку (бумажные и электронные);
• Распределение курьеров по заявкам, построение маршрута, отслеживание новых заявок; заказ такси для сотрудников.
• Оформление корпоративных сим-карт; подготовка рабочих мест (канцелярия, технические средства);
• Проверка и согласование в 1С увольняющихся сотрудников на возврат выданного (сим-карта, пропуск, доступ к Яндекс.Такси, канцелярия, «Тройка»).
• Входящие звонки, первичная консультация, маршрутизация на ответственных сотрудников; чай, кофе для гостей офиса.
• Поддержание порядка: обслуживание и чистка кофемашины и посудомоечной машины, бакалея для сотрудников офиса и кабинета директора, чистые стаканы и наполненность бутылок водой. контроль исправности офисного и хозяйственного оборудования, организация ремонтных работ; химчистка ковролина.

• ​​​​​​Опыт работы офис-менеджером / администратором офиса / помощником руководителя от 1,5–2 лет;
• 1С - уверенный пользователь: загрузка счетов, работа с контрагентами и закрывающими документами;
• Excel - простые формулы (бюджет, отчеты по тратам);
• Опыт работы с документооборотом: регистрация входящей/исходящей корреспонденции, журналы, доверенности;
• Опыт закупок через маркетплейсы и корпоративные порталы (Комус, OZON, Купер или аналоги);
• Грамотная письменная речь (деловые письма).