Ведущий ассистент руководителя компании

У тебя тоже бывает мысль: «проще сделать самому, чем ждать»?

Ты автоматически замечаешь хаос, раскладываешь всё по полочкам и не успокаиваешься, пока задача действительно не доведена до результата?

Если после этих строк ты подумал(а): «Это про меня», возможно, мы ищем именно тебя.

О компании

Мы работаем в сфере международного образования и помогаем казахстанцам поступать в зарубежные университеты, получать гранты и строить международную карьеру.

За последние годы:

- более 250 наших студентов поступили за рубеж;
- 9 из 10 клиентов получают гранты и стипендии благодаря сопровождению команды;
- мы работаем с зарубежными партнёрами и закрытой сетью партнёрских стажировок;
- нам доверяют представители КазМунайГаза, Самрук-Қазына, QazaqGaz, UMC, KEGOC, Транстелекома, КазНМУ им. Асфендиярова, ЕНУ и университета «Шабыт».

Сейчас мы ищем бизнес-ассистента основателя, который со временем сможет вырасти из помощника руководителя в человека, управляющего значительной частью операционных процессов компании.

Кто нам нужен

Нам нужен не человек, которому необходимо постоянно напоминать о задачах.

Нам нужен человек, который получил задачу → разобрался → организовал выполнение → проконтролировал результат → вернулся с итогом.

Ты нам подходишь, если:

- не ждёшь нескольких напоминаний;
- вместо «это невозможно» сначала пытаешься найти решение;
- умеешь одновременно вести несколько задач и проектов;
- фиксируешь задачи в системе, а не надеешься на память;
- соблюдаешь договорённости и дедлайны;
- не перекладываешь ответственность;
- спокойно воспринимаешь обратную связь;
- быстро адаптируешься к изменениям;
- умеешь общаться уважительно, но уверенно;
- замечаешь проблемы раньше, чем они становятся критическими;
- доводишь задачи до результата, а не просто ставишь галочку «выполнено».

Будет большим преимуществом, если ты

- уже работал(а) бизнес-ассистентом, executive assistant, координатором проектов или руководителем небольшой команды;
- знаком(а) с CRM-системами;
- уверенно работаешь в Google Docs и Google Sheets;
- используешь ChatGPT и другие AI-инструменты в работе;
- умеешь искать, анализировать и структурировать информацию;
- любишь оптимизировать процессы;
- способен(на) самостоятельно принимать решения в рамках своей зоны ответственности.

Чем предстоит заниматься

Твоя главная задача — освободить время руководителя от операционной рутины и обеспечить контроль ключевых процессов компании.

В работе будет:

- координация задач и проектов руководителя;
- контроль выполнения поручений и договорённостей;
- сбор статусов по задачам разных подразделений;
- ведение календаря, встреч и переговоров;
- организация командировок и внутренних мероприятий;
- подготовка информации перед встречами и переговорами;
- поиск подрядчиков, сервисов, решений и необходимой информации;
- подготовка таблиц, документов, отчётов и аналитики;
- работа с CRM и внутренними системами;
- контроль дедлайнов;
- фиксация решений после встреч и контроль их исполнения;
- поиск узких мест в процессах;
- предложение вариантов, как сделать работу компании быстрее и эффективнее.

От тебя не ждут, что ты будешь знать ответ на каждый вопрос.

От тебя ждут другого:

если появляется проблема — ты не просто приносишь проблему руководителю, а стараешься прийти минимум с 1–2 вариантами решения.

Как выглядит хороший результат твоей работы

Через несколько месяцев руководитель:

- тратит меньше времени на контроль операционных задач;
- знает статус ключевых проектов без необходимости самостоятельно всех спрашивать;
- не держит дедлайны и договорённости в голове;
- получает подготовленную информацию перед принятием решений;
- может больше времени посвящать развитию компании, продукту и стратегии.

А ты постепенно получаешь всё больше самостоятельности и ответственности.

Важно понимать

Это динамичная работа.

Задач действительно может быть много. Иногда приоритеты будут быстро меняться, могут появляться срочные вопросы и одновременно идти несколько проектов.

Поэтому эта позиция подойдёт не каждому.

Но если тебе нравится высокий темп, самостоятельность, ответственность и возможность быстро профессионально расти — здесь для этого будет много возможностей.

Что мы предлагаем

- работа напрямую с основателем компании;
- реальное погружение в управление бизнесом;
- возможность участвовать в реализации стратегических решений;
- карьерный рост в сторону операционного менеджмента;
- потенциальный рост до операционного или исполнительного директора;
- обучение и развитие за счёт компании;
- возможность перенимать управленческий опыт непосредственно у руководителя;
- молодая команда и минимум лишней бюрократии;
- регулярные командные мероприятия;
- скидка 60% на услуги компании после года работы;
- скидка на обучение английскому языку.

Условия

Город: Астана, левый берег
Формат: работа в офисе
График: 5/2, с 10:00 до 19:00
Оформление: согласно ТК РК

Как откликнуться

Если дочитал(а) вакансию до конца, начни сопроводительное письмо со слова «ЛюмосЭдикус».

А дальше коротко ответь на три вопроса:

1. Почему тебе интересна позиция бизнес-ассистента?
2. Какую самую сложную задачу тебе приходилось самостоятельно доводить до результата?
3. Что ты обычно делаешь, если руководитель поставил задачу, но ты не знаешь, как её выполнить?

Для этой позиции внимательность, самостоятельность и умение находить решения для нас намного важнее красивого резюме.