Ассистент руководителя (агентство обмена недвижимости)

«КРОССПЛЕЙС» — агентство обмена недвижимости для жизни и инвестиций.

Наша специализация — профессиональное сопровождение сделок по обмену недвижимости. Мы обеспечиваем клиентам комплексные решения, опираясь на отраслевой опыт, принципы прозрачности и индивидуальный подход к каждой задаче.

В рамках развития компании мы расширяем команду и приглашаем к сотрудничеству классных специалистов. Мы работаем с эксклюзивными объектами и сложными сделками по обмену недвижимости — и ищем надёжного помощника, который возьмёт на себя организационную нагрузку и позволит руководителю сфокусироваться на стратегических задачах и ключевых переговорах.

Чем предстоит заниматься

• Организовывать рабочий день руководителя: планировать встречи, формировать расписание, контролировать дедлайны, вести календарь и напоминать о важных событиях.
• Координировать внутренние процессы: распределять задачи между отделами, отслеживать статусы, фиксировать договорённости и следить за исполнением поручений.
• Подготавливать документы и материалы для рабочих встреч и совещаний: проекты писем, договоров, дополнительных соглашений, готовить раздаточные материалы, презентации и отчёты; а также бронировать переговорные, заказывать транспорт при необходимости.
• Работать с входящими обращениями в адрес руководителя: фиксировать заявки, распределять их по ответственным, контролировать сроки первичной реакции и информировать руководителя о срочных вопросах.
• Взаимодействовать с внутренними подразделениями (юристы, агенты, офис‑менеджер) и внешними контрагентами (нотариусы, банки, регистрационные службы) по оперативным вопросам.
• Систематизировать информацию: вести базы данных по задачам и сделкам, актуализировать статусы, хранить документы в соответствии с регламентом компании, обеспечивать быстрый доступ к нужным файлам.
• Помогать в подготовке отчётности: собирать данные от отделов, сводить показатели, оформлять итоговые таблицы и презентации для руководителя.
• Выполнять личные поручения руководителя, в том числе:
• бронировать авиабилеты, трансферы, а также отслеживать изменения в расписании, оформлять возвраты и обмены;
• резервировать отели и апартаменты;
• заказывать билеты на бизнес-мероприятия, резервировать столики в ресторанах, решать бытовые организационные задачи в рамках служебных целей;
• контролировать бюджет по поручениям, собирать и систематизировать подтверждающие документы (чеки, ваучеры, маршрутные квитанции) для отчётности.

Что мы ждём от кандидата

• Опыт работы ассистентом, секретарем или координатором от 1 года (желательно в сфере недвижимости, услуг или смежных областях).
• Уверенное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint), Google Docs, календарями и таск‑трекерами (Trello, Notion, Bitrix24 и др.).
• Высокий уровень грамотности, умение писать чёткие и лаконичные тексты без ошибок.
• Способность работать в режиме многозадачности, расставлять приоритеты и сохранять спокойствие в условиях сжатых сроков.
• Проактивность и внимательность к деталям: замечать нестыковки в документах, задавать уточняющие вопросы, предупреждать риски.
• Тактичность, умение выстраивать коммуникацию с клиентами, агентами и партнёрами, соблюдать конфиденциальность информации.
• Готовность к динамичной работе и оперативному реагированию на срочные поручения.

Условия работы

• Фиксированная заработная плата + система бонусов (обсуждается на собеседовании).
• График работы: 5/2, с 09:00 до 18:00 (возможны отдельные корректировки под специфику сделок).
• Комфортный офис в Октябрьском р-не г. Иркутска, оборудованное рабочее место.
• Возможности профессионального роста: участие в крупных проектах, обучение процессам сделок по обмену недвижимости (при желании), наставничество от руководителя.
• Корпоративная культура с чёткими регламентами, прозрачной коммуникацией и фокусом на результат.