Помощник/ассистент руководителя

Ассистент руководителя / Помощник руководителя в строительную компанию

В строительную компанию ищем ассистента руководителя, который возьмет на себя организационные, административные и часть операционных задач.

Нам нужен человек, который умеет держать в поле внимания большое количество текущих вопросов, самостоятельно доводить задачи до результата и освобождать руководителя от ежедневной рутины.

Основные задачи:

- Ведение рабочего календаря руководителя: встречи, звонки, задачи, планы на неделю.
- Формирование списка приоритетных задач и контроль их выполнения.
- Организация встреч, переговоров и рабочих выездов.
- Подготовка договоров, писем, заявок, коммерческих предложений и других рабочих документов по шаблонам.
- Ведение деловой переписки.
- Коммуникация с бухгалтерией по текущим вопросам, документам, счетам и оплатам.
- Прием и обработка входящих звонков.
- Обзвон клиентов по текущим вопросам.
- Формирование графика текущего обслуживания клиентов и объектов.
- Прием заявок на ремонт и техническое обслуживание, передача ответственным сотрудникам и контроль их закрытия.
- Ведение базы клиентов, заявок, договоров и текущих задач.
- Обзвон поставщиков и подрядчиков, запрос стоимости, сроков и условий поставки.
- Сбор и сравнение коммерческих предложений.
- Поиск необходимых поставщиков, подрядчиков, товаров и услуг.
- Контроль сроков по поручениям руководителя, клиентским заявкам и текущим рабочим вопросам.
- Сбор необходимой информации и документов к встречам и переговорам.
- Работа с электронной почтой, входящей корреспонденцией и документами.
- Выполнение личных организационных поручений руководителя.

Что для нас важно!!!

Ищем самостоятельного, организованного и быстрого человека.

Важно уметь не просто записать задачу, а понять, что необходимо сделать дальше, найти нужного человека, получить информацию, проконтролировать сроки и вернуться к руководителю уже с результатом.

Нам важны:

- грамотная устная и письменная речь;
- внимательность к документам и цифрам;
- умение работать одновременно с несколькими задачами;
- ответственность и соблюдение договоренностей;
- уверенная работа с компьютером, таблицами, документами и мессенджерами;
- отсутствие страха перед звонками клиентам, подрядчикам и поставщикам;
- умение самостоятельно искать информацию и предлагать решение;
- конфиденциальность при работе с информацией руководителя и компании.

Опыт работы ассистентом, помощником руководителя, офис-менеджером, координатором или администратором будет преимуществом.

Опыт работы в строительной, инженерной или сервисной компании — отдельный плюс.

Главный результат работы ассистента — у руководителя не должно быть необходимости помнить обо всех мелких операционных вопросах самому. Задачи должны быть зафиксированы, организованы, проконтролированы и доведены до результата.