Бизнес-ассистент руководителя с функцией рекрутера и делопроизводителя

БИЗНЕС-АССИСТЕНТ РУКОВОДИТЕЛЯ С ФУНКЦИЯМИ РЕКРУТЕРА И ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ

Заработная плата: 300 000–450 000 ₸ на руки

Компания Boheme более 20 лет занимается текстильным оформлением интерьеров: шторами, тканями, карнизами и электрокарнизами.
Мы работаем в Алматы в сегменте выше среднего и отвечаем за весь результат — от первой консультации до изготовления и монтажа готовых изделий.
В связи с развитием компании ищем бизнес-ассистента, который поможет руководителю организовать рабочий график, контролировать поручения, заниматься подбором сотрудников и вести делопроизводство компании.
Нам нужен не просто исполнитель, а внимательный, организованный и инициативный человек, который умеет создавать порядок в задачах и документах, самостоятельно искать решения и доводить начатое до результата.

ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ:

Подбор персонала
— размещать и обновлять вакансии на HeadHunter и других площадках; — ежедневно обрабатывать входящие отклики; — самостоятельно искать подходящих кандидатов; — проводить первичные телефонные интервью; — отбирать кандидатов по установленным требованиям; — вести единую базу и таблицу кандидатов; — назначать и подтверждать собеседования с руководителем; — напоминать кандидатам о встречах; — собирать рекомендации с предыдущих мест работы; — контролировать выход новых сотрудников; — помогать в организации первоначальной адаптации; — готовить краткий еженедельный отчёт по каждой вакансии.
Окончательное решение о найме принимает руководитель.

Организация работы руководителя
— вести рабочий календарь руководителя; — назначать, подтверждать и переносить встречи; — заранее готовить адреса, контакты, документы и информацию к встречам; — составлять план рабочего дня и недели; — напоминать о звонках, встречах и обязательствах; — фиксировать все поручения, сроки и ответственных; — контролировать исполнение поручений сотрудниками; — вести протоколы совещаний; — фиксировать принятые решения; — предупреждать о риске срыва сроков; — возвращаться к руководителю с готовым результатом или конкретными вариантами решения.

Делопроизводство
— организовывать и вести документооборот компании; — регистрировать входящие и исходящие документы; — готовить письма, служебные документы, приказы и внутренние распоряжения по утверждённым образцам; — собирать и систематизировать договоры, счета, акты и другие документы; — контролировать наличие подписей, печатей и обязательных приложений; — вести электронный и бумажный архив; — обеспечивать удобное хранение и быстрый поиск документов; — передавать документы бухгалтеру и ответственным сотрудникам; — контролировать возврат подписанных договоров и актов; — следить за сроками подготовки, подписания и действия документов; — вести реестры договоров, актов, приказов и другой документации; — контролировать полноту документов по проектам; — соблюдать конфиденциальность служебной, финансовой и персональной информации.

Административные и личные поручения
— готовить письма, таблицы, отчёты и простые документы; — взаимодействовать с сотрудниками, бухгалтерией, поставщиками и подрядчиками; — находить и сравнивать услуги, предложения и подрядчиков; — организовывать поездки, бронирования, доставки и рабочие встречи; — выполнять отдельные организационные и личные поручения руководителя.
Личные поручения являются частью должности и преимущественно носят организационный характер. Мы заранее честно обозначаем это, чтобы ожидания кандидата и руководителя совпадали.

НАШИ ОЖИДАНИЯ
— грамотная устная и письменная речь; — внимательность к деталям; — организованность и дисциплина; — уверенное и корректное общение по телефону; — умение задавать уточняющие вопросы; — способность одновременно вести несколько задач; — уверенное владение таблицами, документами и офисными программами; — понимание основных принципов делопроизводства; — аккуратность при оформлении и хранении документов; — умение контролировать сроки и напоминать другим сотрудникам о договорённостях; — самостоятельность и инициативность; — умение работать с конфиденциальной информацией; — ориентация на конечный результат; — готовность спокойно воспринимать обратную связь; — знание казахского языка будет преимуществом.
Опыт в подборе персонала, делопроизводстве, работе бизнес-ассистентом, секретарём, администратором, офис-менеджером или менеджером по работе с клиентами будет преимуществом.
Также готовы рассмотреть сильного начинающего специалиста, который умеет работать с документами, быстро обучается и хочет развиваться в рекрутинге и управлении.

ВЫ ПОДОЙДЁТЕ НАМ, ЕСЛИ:
— не ждёте постоянных напоминаний; — самостоятельно ищете решение; — соблюдаете договорённости и сроки; — не теряете информацию, документы и поручения; — можете корректно, но настойчиво получить необходимый ответ; — признаёте ошибки и быстро их исправляете; — умеете расставлять приоритеты; — любите порядок в документах и рабочих процессах; — предупреждаете о проблеме до того, как будет сорван срок; — хотите профессионально расти вместе с руководителем и компанией.

МЫ НЕ ПОДОЙДЁМ ДРУГ ДРУГУ, ЕСЛИ ВЫ:
— часто опаздываете или забываете о договорённостях; — избегаете телефонных разговоров; — нуждаетесь в постоянном контроле; — невнимательно работаете с документами; — откладываете важные задачи до последнего момента; — передаёте руководителю проблему без вариантов решения; — не готовы выполнять отдельные личные поручения; — ищете работу только с однотипными и заранее известными задачами.

УСЛОВИЯ РАБОТЫ
— заработная плата на период первоначальной адаптации — 300 000 ₸ на руки; — после успешного прохождения адаптации и выхода на самостоятельную работу — 350 000 ₸ на руки; — дополнительные бонусы за своевременное и качественное закрытие вакансий; — совокупный доход — до 500 000 ₸ на руки; — график работы: 5/2, с 10:00 до 19:00; — работа преимущественно в офисе в Алматы; — выплата один раз в месяц; — официальное оформление; — рабочее место и необходимые инструменты для выполнения задач; — доступ к HeadHunter и другим рабочим сервисам; — понятный план адаптации и критерии оценки; — регулярная обратная связь от руководителя; — пересмотр условий по результатам работы; — возможность профессионального роста до полноценного бизнес-ассистента, HR-менеджера или административного руководителя.

КАК БУДЕТ ПРОХОДИТЬ ОТБОР
Рассмотрение резюме и сопроводительного письма.
Короткое телефонное интервью.
Небольшое практическое задание.
Личное собеседование с руководителем.
Проверка рекомендаций и обсуждение условий.

КАК ОТКЛИКНУТЬСЯ
Если вы внимательно прочитали вакансию, обязательно ответьте в сопроводительном письме на четыре вопроса:
1. Почему вам интересна позиция бизнес-ассистента?
2. Какой ваш опыт поможет справиться с подбором персонала, делопроизводством и поручениями руководителя?
3. Приведите пример задачи, которую вы самостоятельно организовали и довели до результата.
4. Когда вы готовы приступить к работе?

Отклики без ответов на эти вопросы рассматриваться не будут.