Специалист по договорной работе и документообороту

Ищем специалиста, который будет отвечать за договорное и документальное сопровождение

текущей деятельности компании: работу с контрагентами и внештатными исполнителями,

оформление договоров и закрывающих документов, ведение информации в 1С и координацию

документооборота между коммерческими подразделениями, бухгалтерией и юридической

службой.

Обязанности

• оформление, согласование и сопровождение типовых и нетиповых договоров с клиентами, подрядчиками и другими контрагентами;
• подготовка приложений, дополнительных соглашений, счетов, актов, закрывающих и иных сопутствующих документов;
• ведение договоров и связанных с ними данных в 1С;
• сопровождение выплат внештатным исполнителям: самозанятым, ИП, физическим лицам по договорам ГПХ и другим категориям;
• формирование сводных ведомостей по выплатам внештатным сотрудникам;
• взаимодействие с фрилансерами по вопросам оформления и получения договоров, актов, счетов, чеков и оригиналов документов;
• взаимодействие с бухгалтерией и юридической службой по вопросам договоров, выплат и
• первичных документов;
• сопровождение договоров с рекламодателями и другими коммерческими контрагентами;
• выставление счетов и подготовка закрывающих документов;
• контроль получения подписанных документов от контрагентов;
• участие в ежемесячном закрытии периода: контроль оказанных услуг, расходов, доходов и наличия необходимых документов;
• контроль корректности информации по рекламным размещениям и сопоставление данных с 1С;
• подготовка служебных записок и других внутренних документов;
• сопровождение отдельных государственных контрактов и закупок: подготовка ТЗ и коммерческих предложений, проверка документов, выставление счетов и закрывающих документов;
• при необходимости работа с ЕИС и другими системами электронного документооборота;
• подготовка отчетов и документов по формам клиентов;
• контроль текущего статуса договоров и незакрытых вопросов с контрагентами.

Требования

• опыт работы с договорным или первичным документооборотом;
• уверенное владение 1С;
• понимание структуры договора, счета, акта, дополнительного соглашения и других первичных документов;
• уверенное владение Excel и Word;
• внимательность к реквизитам, суммам, срокам и документам;
• способность одновременно вести несколько договоров и контролировать незакрытые вопросы;
• грамотная письменная и устная речь;
• хорошие коммуникационные навыки — в работе много взаимодействия с контрагентами, бухгалтерией, юристами и внутренними подразделениями;
• самостоятельность и ответственность.

Будет преимуществом

• опыт договорной работы в рекламе, издательском бизнесе, СМИ, маркетинге или агентском бизнесе;
• опыт работы с самозанятыми, ИП и договорами ГПХ;
• опыт работы с ЭДО;
• опыт сопровождения государственных контрактов и работы в ЕИС;
• базовое понимание бухгалтерского документооборота.

Что важно в этой роли

Это не только работа с документами. Значительная часть задачи — контролировать процесс

целиком: понимать, на каком этапе находится договор, какие документы еще необходимо получить, кто должен дать согласование и что необходимо сделать, чтобы сделка была корректно оформлена и закрыта. Поэтому нам нужен человек, который умеет не только аккуратно работать с 1С и документами, но и самостоятельно доводить задачи до результата.