Специалист протокольного отдела

Задачи:

• Поздравления от имени руководителя:

· Составление плана поздравлений на месяц (с учетом прошлого года, возможных карьерных изменений и тд.);

· Совместно с копирайтером формирование текстовых поздравлений (писем, адресов);

· Подбор и поиск подарков (самостоятельно, с учетом индивидуальных потребностей поздравляемого и в соответствии с ТЗ от руководителя);

· Подбор цветочных композиций их заказ;

· Поиск подрядчиков, магазинов, исполнителей (творческий, креативный, проактивный и инициативный подход);

· Документальное сопровождение процессов и их логистика;

· Готовность к выездам за подарками, цветами и их доставка до адресата.

• Логистика командировок и других поездок руководителя:

· Подбор гостиниц (согласно райдеру);

· Подбор билетов (согласно райдеру);

· Подбор культурных программ и мероприятий;

· Взаимодействие с гостиницами, водителями, подрядчиками и тд.;

· Подбор ресторанов для руководителя и других участников мероприятия;

· Взаимодействие с кофе-леди руководителя (индивидуальное меню и организация подачи во время рабочих визитов на предприятия);

· Готовность к срочному протокольному реагированию.

• Внесение изменений в график поездок руководителя на год;
• Взаимодействие с помощниками руководителя, исполнение поручений приемной.
• Сбор, анализ и своевременное информирование команды об изменениях;
• Готовность к ненормированному рабочему дню;
• Умение работать в команде;
• Готовность к работе с нестандартными задачами и умение оперативно находить нестандартные решения;
• Организация протокольных мероприятий полного цикла;
• Координация большого количества участников одновременно;
• Быстрое принятие решений в условиях ограниченного времени;
• Навыки ведения переговоров с подрядчиками;
• Планирование и контроль исполнения большого количества поручений;
• Организация VIP-сервиса;
• Навык прогнозирования возможных рисков и подготовки альтернативных сценариев.

Требования:

• Опыт работы в протокольной службе, аппарате руководителя, органах государственной власти, государственных корпорациях или крупных коммерческих компаниях будет преимуществом;
• Знание основ делового и дипломатического протокола, делового этикета;
• Опыт организации мероприятий различного уровня (совещания, официальные встречи, приемы, деловые мероприятия);
• Навыки организации командировок руководителей (авиа- и железнодорожные билеты, гостиницы, трансферы, визовая поддержка при необходимости);
• Уверенное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), системами электронного документооборота;
• Грамотная устная и письменная речь, развитые коммуникативные навыки;
• Умение выстраивать эффективное взаимодействие с людьми любого уровня — от водителей и подрядчиков до топ-менеджеров;
• Высокий уровень самоорганизации, умение работать в режиме многозадачности, быстрая реакция на изменение обстоятельств;
• Внимательность к деталям, инициативность и проактивность;
• Конфиденциальность и безусловное соблюдение служебной этики;
• Способность самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции;
• Высокая скорость поиска информации и подрядчиков;
• Готовность быть постоянно на связи при необходимости;
• Умение предугадывать потребности руководителя и работать "на опережение";
• Перфекционизм в мелочах: от рассадки гостей и выбора площадки до подготовки подарков, оформления помещений и сопровождения официальных мероприятий.

Условия:

• Официальное оформление по ТК РФ;
• Конкурентоспособная "белая" зарплата + годовой бонус;
• Работа на территории работодателя, по адресу Каширское шоссе, 49;
• Расширенный социальный пакет (ДМС (со стоматологией), льготы и компенсации предусмотренные коллективным договором для сотрудника и семьи, тренажерный зал с сауной в офисе и пр.);
• Ежегодная индексация ЗП;
• Оплачиваемые компанией курсы, обучение в академии Росатома, профессиональные подкасты, книги, вебинары и прочее;
• Режим работы: 5/2 с 9 до 18.