Координатор по документообороту

Обязанности

• Собирать потребности у заказчиков для формирования годового и ежемесячного бюджетов.

• Формировать годовой и ежемесячный бюджеты и вносить их в систему бюджетирования.

• Исполнять бюджет: запрашивать счета у контрагентов, заводить заявки на оплату счетов в 1С УПП.

• Отслеживать сроки окончания договоров с контрагентами и информировать об этом заказчиков.

• Контролировать остатки по статьям, отслеживать динамику трат и информировать об этом заказчиков.

• Координировать закупочные процедуры:

• Предоставлять заказчикам информацию о необходимых документах, сроках проведения закупки и заключения договора.

• Заводить карточки закупок в 1С ДО.

• Отслеживать вопросы согласующих и отвечать на них; при необходимости обращаться к заказчику за разъяснениями.

• По результатам закупки курировать согласование в 1С ДО и организовывать подписание договора.

• Контролировать исполнение договорных обязательств поставщиками/подрядчиками: получать акты, контролировать сроки поставки/оказания услуг, при необходимости эскалировать проблемы заказчику/юридической службе.

• Предоставлять первичные закрывающие документы в бухгалтерию.

• Связываться с контрагентами и просить выставить/переделать/изменить закрывающие документы.

• Писать приказы на премии по реферальным программам; выкладывать и согласовывать выплаты в 1С УПП.

• Вести протоколы планёрок и собраний руководства департамента персонала.

• Готовить руководителей к встречам: оценивать готовность, запрашивать недостающие данные, помогать структурировать отчёт/презентацию.

• Готовить отчетность и презентации по запросу руководства компании.

• Контролировать выполнение задач по протоколам встреч.

Требования

• Опыт работы с бюджетом подразделения или проекта: сбор и консолидация потребностей, планирование расходов, контроль исполнения, остатков и отклонений.

• Опыт работы в координационной, административной или финансово-операционной роли.

• Уверенное владение Excel или Google Таблицами.

• Опыт работы с документами, счетами, договорами и закрывающими документами.

• Будет преимуществом: опыт работы в 1С УПП, 1С ДО, системах бюджетирования, а также сопровождения закупок.

• Умение контролировать сроки, статусы задач и договорные обязательства.

• Грамотная письменная и устная речь.