Секретарь руководителя/делопроизводитель

Санкт-Петербург, улица Ушинского, 6

Метро: Гражданский проспект

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Организовывать работу с посетителями в приёмной руководителя: вести предварительную запись, фиксировать цель визита, обеспечивать комфортное ожидание, при необходимости направлять к профильным специалистам.
Осуществлять приём, первичную обработку, регистрацию, учёт и хранение входящей и исходящей корреспонденции; обеспечивать передачу документов в структурные подразделения по принадлежности.
Подготавливать и отправлять письма, вести реестр почтовых отправлений, контролировать сроки и способы доставки.
Принимать и распределять входящие телефонные звонки, фиксировать сообщения, при необходимости оперативно перенаправлять запросы ответственным лицам.
Обрабатывать информацию, поступающую по телекоммуникационным каналам связи и электронной почте; своевременно доводить до сведения руководителя срочные и значимые сообщения.
Участвовать в подготовке, разработке и оформлении проектов организационно-распорядительной документации, протоколов совещаний; обеспечивать их согласование и утверждение в установленном порядке.
Организовывать хранение документов в приёмной руководителя в соответствии с номенклатурой дел и требованиями архивного хранения.
Выполнять поручения руководителя, контролировать качество и сроки исполнения приказов и распоряжений, вести учёт и отчётность по исполнению поручений.
Обеспечивать актуализацию информации на официальном сайте учреждения: своевременно публиковать локальные нормативные акты и иные обязательные к размещению документы.

Требования: