Главный специалист канцелярии

Обязанности:

ВАЖНО! Формат работы 30/70: 30% рабочего времени в офисном помещении за компьютером и 70% в помещениях архивохранилища (предстоит работать стоя, перемещать короба с документами), поэтому рассматриваем кандидатов, кому не противопоказана умеренная физическая активность. Требуются уверенные знания Excel и навыки работы с базами данных.

РАБОТА С АРХИВОМ ОБЩЕСТВА

- Обеспечивать комплектование архива Общества документами постоянного и временного хранения, принимать на архивное хранение документы от структурных подразделений.

- Вести учет и обеспечивать сохранность документов, переданных на хранение в архив, составлять архивные описи дел.

- Создавать и вести научно-справочный аппарат к документам архива. Упорядочивать и систематизировать документы, хранящиеся в архиве. Вести учет и анализ использования архивных документов. Организовывать удобный и быстрый поиск документов.

- Осуществлять поиск хранящихся в архиве документов по заявкам от структурных подразделений Общества. Определять порядок выдачи документов (оригиналов и копий) из архива, осуществлять выдачу архивных документов на руки сотрудникам структурных подразделений организации в соответствии с установленными правилами. Контролировать возврат архивных документов.

- Сканировать архивные документы по заявкам от структурных подразделений.

- Своевременно уничтожать архивные документы с истекшим сроком хранения. Составлять акты о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения.

- Составлять сводную номенклатуру дел Общества.

- Принимать участие в работе Архивно-экспертной комиссии.

- Оказывать методическую и практическую помощь структурным подразделениям при формировании дел, а также при подготовке и сдаче документов в архив.

- Осуществлять контроль над содержанием в чистоте и порядке помещений архива. Контролировать исправность систем жизнеобеспечения и инженерных систем.

РАБОТА С ЗАКЛАДНЫМИ

- Осуществлять поиск и подбор закладных в хранилище в соответствии с поступающими запросами / задачами. Сканировать закладные с их последующим возвратом на хранение.

- Вносить данные в специализированное программное обеспечение, предназначенное для учета хранения и обработки закладных. Заполнять электронные журналы учета и движения закладных, исполнения заявок (требуется знание Excel, навыки работы с базами данных).

- Осуществлять приём закладных, поступающих в Общество. Присваивать поступившим закладным места хранения в архиве. Передавать закладные на отправку в банк и другие сторонние организации. Составлять, проверять, подписывать акты приема-передачи закладных.

- Упорядочивать хранение закладных в хранилище. Проводить инвентаризации закладных и иных документов архива.

- Собственными силами осуществлять перемещение закладных в пределах хранилища, а также между структурными подразделениями организации (грузить архивные папки и короба на тележки, транспортировать, разгружать).

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ (на время замещения других сотрудников подразделения)

- Принимать входящие документы от представителей сторонних организаций. Выдавать исходящие документы представителям сторонних организаций. Составлять и подписывать акты приема-передачи документов. Обеспечивать контроль над соответствием оформления поступающих документов требованиям, установленным в организации, проверять наличие действующих доверенностей у представителей сторонних организаций.

- Осуществлять получение и отправку корреспонденции через отделения почтовой связи от подразделений Общества. Вести учет отправляемых и получаемых документов. Осуществлять обработку почтовой корреспонденции перед отправкой (оформление конвертов, упаковка документов в конверты, определение веса отправлений и др.). Оформлять отправления в личном кабинете Почты России. Формировать списки почтовых отправлений в соответствии с требованиями Почты России.

- Во время отсутствия курьера или по указанию руководителя осуществлять доставку / получение различного рода документов, корреспонденции, мелких посылок, бандеролей, пакетов клиентам и партнерам Общества в пределах Москвы и МО (в т.ч. Банк России, СФР, НПФ, управляющие компании, банки и депозитарии, налоговые органы и иные организации).

- Организовывать доставку документов и грузов посредством курьерских служб.

Требования:
- Оконченное высшее профессиональное образование;

- Готовность работы с очень большим объемом документов;

- Повышенная внимательность и аккуратность в обращении с документами;

- Уверенный пользователь ПК, навыки работы с оргтехникой;

- Грамотная устная и письменная речь;

- Ответственный подход к работе‚ пунктуальность, исполнительность, вежливость.

Условия:
​​​​​​​• Месторасположение офиса: Москва, ул. Щепкина, 4. (м. Сухаревская, 5 мин. пешком);

• 5/2, график 9.00-18.00, пт. 9.00-16-45;

• ДМС по окончании испытательного срока;

• Полное соблюдение ТК РФ.