Делопроизводитель группы компаний/руководитель аппарата генерального директора в единственном лице

Строительный Холдинг «ТЕМП» выполняет полный цикл строительства промышленных, гражданских, атомно-энергетических и газопромышленных объектов.

Сейчас мы ищем в нашу команду Делопроизводителя/Руководителя аппарата генерального директора в единственном лице

Обязанности:

1. Делопроизводство и документооборот

• Организация полного документооборота группы компаний
• Прием, регистрация, систематизация и хранение входящей и исходящей корреспонденции
• Контроль прохождения документов и соблюдения сроков их исполнения
• Ведение реестров документов, договоров, поручений и распоряжений
• Подготовка приказов, распоряжений, служебных записок, протоколов и иных внутренних документов
• Формирование и ведение архива документов
• Контроль корректности оформления документов в соответствии с внутренними стандартами компании (стандарты необходимо внедрить)

2. Организация работы Генерального директора

• Организация рабочего пространства Генерального директора
• Ведение и структурирование рабочего календаря Генерального директора
• Организация встреч, совещаний, переговоров и деловых мероприятий, формирование повесток
• Подготовка материалов к встречам и совещаниям
• Протоколирование совещаний, контроль исполнения поручений
• Организация командировок: билеты, гостиницы, трансферы, документы и пр.

3. Контроль поручений Генерального директора

• Фиксация поручений руководителя и постановка задач ответственным сотрудникам
• Ведение единого реестра поручений
• Контроль сроков и статусов исполнения
• Получение промежуточной информации от ответственных лиц
• Подготовка для Генерального директора сводной информации о выполнении поручений
• Оперативная эскалация просроченных и критичных задач

4. Взаимодействие с подразделениями

• Координация взаимодействия Генерального директора с руководителями подразделений
• Запрос необходимой информации и документов
• Сбор и консолидация отчетности для руководителя
• Организация внутренних совещаний и рабочих коммуникаций
• Контроль исполнения решений, принятых руководством

Требования:

• Высшее образование
• Умение работать с документами (отличное владение делопроизводством, знание ГОСТ)
• Практический опыт организации делопроизводства и документооборота с "0"
• Отличное знание деловой переписки и русского языка
• Грамотная устная и письменная речь
• Уверенное владение MS Office, 1С, Bitrix
• Умение работать с большими объемами информации и одновременно вести несколько задач
• Навыки деловой коммуникации и взаимодействия с руководителями
• Высокий уровень самоорганизации и ответственности
• Умение работать с конфиденциальной информацией
• Ответственность, целеустремлённость, коммуникабельность, умение работать в режиме многозадачности, внимательность, гибкость
• Опыт работы на аналогичной должности не менее 3-х лет (преимущественно в строительной отрасли)

Условия:

• График работы: 5/2 с 9:00 до 18:00 (готовность к ненормированному рабочему дню)

• Официальное трудоустройство согласно ТК РФ

• Материальная помощь ко Дню Рождения

• Льготные билеты на матчи ФК Зенит

• Работа в Холдинге с особо значимыми проектами

• Рабочее место в комфортном офисе в центре города (5 минут от ст.м. Петроградская)

Уважаемый соискатель!

В сопроводительном письме необходимо указать Ваши ожидания по заработной плате и Ваш опыт организации делопроизводства с нуля.