Помощник руководителя / секретарь

Обязанности:

• О роли
  Ищем помощника руководителя / секретаря в офис
  Вы станете «правой рукой» по организации рабочего дня: календарь, поездки, документы, коммуникации, текущие задачи, а также курирует и контролирует поручения руководителя другим лицам. Также возьмете на себя роль связующего звена в работе офиса. Нужен человек, который сам видит, что нужно сделать, не ждёт подробных инструкций и умеет держать темп.
  Чем предстоит заниматься
  Календарь и коммуникации
  Ведение календаря: встречи с партнёрами, клиентами, подрядчиками, инвесторами. Фильтрация входящих: звонки, письма
  Подготовка к встречам: повестка, материалы, напоминания, follow-up после
  Организация и документы
  Деловая переписка (черновики, согласование, отправка)
  Подготовка презентаций, таблиц, кратких выжимок, справок
  Контроль сроков по задачам, договорам, оплатам, отчётности
  Простой документооборот: договоры, счета, акты, архив.
  Организация работы офиса. Контроль поручений руководителя исполнителям. Операционная работа в рамках новых проектов. Поиск и анализ информации при их реализации.
  Работа с первичной бухгалтерией.
  Поездки и мероприятия
  Организация командировок: билеты, отели, трансферы, маршруты
  Бронирование переговорных, ресторанов, мероприятий
  Операционная поддержка
  Связь с бухгалтерией, юристами, ассистентами команды, партнерами, институтами, подрядчиками
  Поиск подрядчиков и сервисов
  Решение текущих административных вопросов без лишних согласований

• Опыт личным помощником, секретарём или офис-менеджером у руководителя / предпринимателя от 1–2 лет.
  Понимание делового этикета и умения работать с людьми разного уровня
  Грамотная речь и письмо, умение писать деловые письма «от первого лица»
  MS Office / Google Workspace/Битрикс24 на уверенном уровне
  Опыт с календарём, почтой и пр.
  Высокая самостоятельность: видите проблему — предлагаете решение
  Дисциплина, пунктуальность, спокойствие в срочных ситуациях
  Конфиденциальность: доступ к личным и деловым данным.