Главный специалист (секретарь в приемную)

Москва, 2-й Казачий переулок, 4с1

Метро: Полянка

Показать контакты

Описание вакансии

ФОРМИРУЕТСЯ КАДРОВЫЙ РЕЗЕРВ ПО ДОЛЖНОСТИ "ГЛАВНЫЙ СПЕЦИАЛИСТ"!

Обязанности:

Работа в Системе электронного документооборота на платформе DIRECTUM.
Регистрация, учет и распределение входящей, внутренней корреспонденции (документов).
Прием обращений граждан и организаций по телефону.
Обеспечение правильности оформления, хранения и передачи корреспонденции (документов) внутри.
Оформление, регистрация исходящих (отправляемых) документов, передача на отправку адресатам.
Контроль исполнения документов.
Информирование исполнителей о приближающихся сроках выполнения поручений или документов.
Информирование исполнителей о срочных поступивших поручениях.
Организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов.
Проверка (сверка) наличия документов, находящихся на исполнении у работников.
Ознакомление работников с копиями приказов, другими поступившими документами и информационными материалами.
Протоколирование совещаний.
Обеспечение участия руководства и сотрудников Представительства в совещаниях, конференциях, форумах, круглых столах и подготовка материалов к ним.
Подготовка проектов резолюций, служебных писем и других документов.
Подготовка проектов документов и материалов по поручению руководителя.
Организация телефонных переговоров руководителя.
Организация командировок руководителя.
Оформление заявок на обслуживание в залах официальных лиц и делегаций.
Организация работы с посетителями в приемной руководителя.
Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя.
Аналитическая поддержка руководителя (сбор, обработка, аналитика и визуализация информации).
Организация текущего хранения документов, формирование номенклатуры дел.
Планирование рабочего дня руководителя, организация и координация встреч и переговоров.
Выполнение иных поручений.

Требования:

Наличие высшего образования.
Владение грамотной устной и письменной русской речью.
Знание делопроизводства.
Знание офисных программ: Microsoft Word, Microsoft Excel, Outlook.
Умение работать в интенсивном режиме, устойчивость к стрессу, развитые коммуникативные навыки.

Условия:

Полный рабочий день (с 8.00 до 17.00).
Оформление по трудовому законодательству Российской Федерации.
Уникальная возможность получить опыт работы над проектами и задачами федерального масштаба.