Секретарь руководителя

Подготовка документов и материалов, сбор информации (справочной, информационной) необходимых для работы директора Учреждения.

Участие в подготовке документов в вышестоящие инстанции и контролирует их своевременную отправку.

Работа по подготовке заседаний, совещаний, переговоров, деловых встреч, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).

По поручению директора составляет письма, запросы, иные документы, готовит ответы авторам писем.

Вызывает на прием сотрудников по поручению директора.

Организует прием посетителей, содействует оперативному рассмотрению их предложений и просьб.

По поручению директора согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения директора;

Контролирует исполнение указаний и распоряжений, соблюдение сроков выполнения указаний и поручений директора, взятых на контроль.

Ведет делопроизводство, принимает корреспонденцию, поступающую на имя директора, систематизирует ее и докладывает о результатах выполнения принятых решений.

Передает документы в структурные подразделения Учреждения конкретным исполнителям для использования их в работе либо исполнения и подготовки ответа и предложений по их реализации, осуществляет контроль за сроками исполнения поручений

Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание.

Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранность и в установленные сроки сдачу в архив.

Обеспечивает поддержку взаимодействия директора с представителями органов исполнительной власти и руководителями организаций, его телефонных переговоров, координирует график заседаний и представительств директора на различных совещаниях, заседаниях, конференциях и семинарах с учетом его полномочий, обеспечивает его необходимой информацией для представительства в органах исполнительной власти и иных организациях.

• Среднее профессиональное образование
• Опытный пользователь ПК, оргтехники и т.п

• Работа в Государственном бюджетном учреждении
• Офис расположен по адресу: СПб, ул.Софийская, д.38, корп.2
• График работы 5/2 с 9.00 до 18.00 (пт. до 17.00)
• Оформление и гарантии в соответствии с ТК РФ
• Своевременная выплата заработной платы 2 раза в месяц.
• Ежеквартальные и годовые премии.