Администратор/офис менеджер

Компания «Виа Туризм» ищет ответственного администратора для комплексного обеспечения работы офисов и поддержки бизнес‑процессов. Нам нужен человек, который поможет выстроить чёткие, прозрачные процессы и обеспечит бесперебойную работу команды.

Основные обязанности:

• Административно‑хозяйственное обеспечение: организовать бесперебойную работу офиса — закупать расходные материалы и канцелярские товары, контролировать остатки и своевременно пополнять запасы.
• Документооборот и финансовые процессы: работать с первичной документацией, согласовывать счета, участвовать в подписании договоров, следить за корректностью оформления документов.
• Взаимодействие с внешними контрагентами: выстраивать коммуникацию с подрядчиками и арендодателями бизнес‑центров, контролировать исполнение обязательств и соблюдение сроков.
• Организация мероприятий: участвовать в подготовке и проведении мероприятий — подбирать исполнителей, заключать контракты, контролировать качество работ на всех этапах.

Дополнительные задачи:

• Формировать отчёты и вести рабочие таблицы по требованиям руководства.
• Участвовать в оптимизации процессов: описывать бизнес‑процессы компании, разрабатывать внутренние регламенты.
• Выполнять поручения руководителя в установленные сроки.
• Принимать от клиентов наличные платежи при продаже пакетных туров отдела фриланса, заключать договоры с туристами, выдавать документы на подпись и предоставлять базовую информацию по приобретённому туру (в рамках утверждённого регламента; консультирование по содержанию тура остаётся в зоне ответственности менеджера фриланса).
• Посещать почтовое отделение для отправки претензий и иной корреспонденции.
• Мониторить электронную почту и перенаправлять входящие сообщения соответствующим сотрудникам.
• Обрабатывать входящие телефонные звонки: новых клиентов передавать менеджеру по продажам, информацию от туроператоров направлять в общий чат.

Требования к кандидату:

• Опыт административной поддержки — от 1 года.
• Опыт взаимодействия с подрядчиками.
• Опыт работы с бюджетом на закупки: постановка технического задания, анализ коммерческих предложений, контроль исполнения и сроков.
• Умение работать в режиме многозадачности.
• Отличные коммуникативные навыки и грамотная устная и письменная речь.
• Уверенное владение таблицами (Excel, Google Sheets).
• Структурность: способность поддерживать порядок в делопроизводстве, работать с большими объёмами информации и документов.
• Проактивный подход: умение не только выполнять задачи, но и предлагать улучшения.

Будет преимуществом:

• Опыт разработки блок‑схем, создания и чтения процессных схем для оптимизации и визуализации рабочих процессов.

Условия работы:

• График: 5/2, с 10:00 до 19:00, работа в офисе.
• Стабильная работа в развивающейся компании с возможностью влиять на процессы и внедрять улучшения.
• Поддержка команды и понятные регламенты для эффективной работы.

Если вы любите порядок, умеете держать в голове множество задач и хотите помогать команде работать эффективнее — откликайтесь на нашу вакансию. В сопроводительном письме кратко расскажите, какой опыт в административной поддержке и оптимизации процессов у вас есть и какие процессы вам удавалось сделать прозрачнее и удобнее.