Секретарь-делопроизводитель

О компании

RBS GROUP — современная группа компаний с собственным производственно‑складским комплексом, специализирующаяся на интерьерных решениях, строительстве и изготовлении конструкций из HPL. Наши клиенты — крупные коммерческие заказчики, ценящие качество, надёжность и соблюдение сроков.

В структуру группы входят собственные бренды, работающие в смежных направлениях, а также производственные и сервисные подразделения. Компания динамично развивается, расширяет географию проектов и внедряет современные подходы к работе.

Мы ищем секретаря‑делопроизводителя, который обеспечит порядок в офисе и высокое качество администрирования работы сотрудников — от приёма корреспонденции до подготовки документации и поддержки проектных команд и руководства.

Кого мы ищем

Нам нужен аккуратный, исполнительный и коммуникабельный специалист, который умеет организовать офисную работу, вести делопроизводство и поддерживать команду в ежедневных административных задачах.

Главный результат вашей работы — бесперебойная админподдержка рабочих процессов, актуальность документации и высокая оперативность по административным запросам команды.

Основные задачи

• Организация эффективной работы офиса, поддержание порядка и контроль эксплуатации офисного пространства
• Встреча и прием гостей, консультирование посетителей, распределение телефонных звонков
• Приём, регистрация, распределение, сканирование, отправка и архивирование входящей и исходящей корреспонденции
• Работа с почтовыми и курьерскими службами, контроль отправок и приёмов
• Заказ, учёт и контроль остатков офисных и хозяйственных товаров, ТМЦ и расходных материалов
• Контроль работы уборки и технического обслуживания, взаимодействие с обслуживающим персоналом
• Организация командировок: бронирование билетов и отелей, оформление командировочных документов
• Ведение документооборота по проектам: подготовка, оформление, регистрация и архивирование (договора, официальные письма, акты и прочая необходимая документация по проектам).
• Помощь в подготовке тендерной документации, а так же исполнительной документации
• Контроль правильности оформления договоров, соглашений и сметно‑договорной документации, взаимодействие с юридическим отделом
• Своевременное внесение информации и поддержание актуальности данных в CRM и ERP‑системах
• Проверка и распределение писем в общих почтовых ящиках, ведение электронной рассылки и баз контактов
• Формирование отчётности и подготовка документов для руководства
• Поддержка генерального директора и сотрудников по административным вопросам
• Выполнение прочих поручений генерального директора
• Участие в организации корпоративных мероприятий, встреч и совещаний
• Обеспечение единого стиля деловой переписки и оформления документации, соблюдение стандартов компании

Наши ожидания

• Опыт работы в делопроизводстве, офис‑администрировании или на схожей позиции от 1 года
• Аккуратность, исполнительность, внимательность к деталям
• Презентабельная и опрятная внешность (для приёма гостей)
• Грамотная устная и письменная речь
• Уверенный пользователь ПК (MS Office или аналогичные), опыт работы с офисной техникой
• Опыт работы с CRM/ERP или готовность быстро освоить их функционал
• Умение работать с большим объёмом документов и в режиме многозадачности
• Организованность, ответственность и стрессоустойчивость
• Конфиденциальность и аккуратность при работе с документами и персональными данными

Будет преимуществом

• Опыт работы в строительной или производственной компании
• Знание основ подготовки и оформления документации
• Навыки работы с электронным документооборотом и системами архивации
• Опыт взаимодействия с юридическими и проектными отделами
• Знание правил учета ТМЦ и ведения складских остатков

Мы предлагаем

• Работу в стабильной группе компаний с собственным производством
• Комфортный офис и дружный коллектив
• Официальное трудоустройство и социальные гарантии
• Необходимое оборудование и доступ к корпоративным сервисам (CRM, почта)
• Возможность профессионального роста и развития в рамках группы компаний
• Система грейдов и премий
• Возможности дополнительных бонусов за выполнение задач и инициативность

Для нас важно

Мы ищем человека, который не просто выполняет поручения, а берет ответственность за организацию процессов и качество документооборота.

Ценим тех, кто внимателен к деталям, умеет планировать и поддерживать порядок в сложной проектной среде, хорошо взаимодействует с коллегами и соблюдает корпоративные стандарты.

Мы ценим людей, которые:

• берут ответственность за результат;
• организованы и исполнительны;
• внимательны к документам и оформлению;
• умеют работать в команде и поддерживать коллег;
• могут быть эффективными в режиме многозадачности даже в ненормированное время;
• соблюдают конфиденциальность и корпоративные правила.

Если вам интересна стабильная работа с возможностью личного и профессионального роста – будем рады познакомиться.

В сопроводительном письме просим кратко ответить на вопросы:

• Опишите самый сложный административный или документальный процесс, который вы вели (что именно, ваши действия, результат).
• Какие инструменты и каналы вы используете для организации документооборота и учета ТМЦ?
• Как вы поддерживаете баланс между работой и личной жизнью, чтобы не выгорать в режиме многозадачности и большого количества работы?