Менеджер по документообороту (с функциями персонального ассистента)

Мы ищем человека, который станет ключевой опорой команды ювелирного бренда и возьмет на себя полный цикл документооборота с подрядчиками, а также административную поддержку генерального директора.

Чем предстоит заниматься:

• Полностью сопровождать документооборот с контрагентами: подготовка, согласование, оформление и контроль движения документов;
• Вести электронный документооборот (ЭДО), контролировать своевременное подписание документов;
• Сопровождать договоры, дополнительные соглашения, приложения и другие юридические документы;
• Заводить новых контрагентов и контролировать прохождение документов через все этапы согласования;
• Взаимодействовать с юридическим отделом, бухгалтерией, финансовой службой и другими подразделениями, чтобы документы своевременно проходили согласование;
• Контролировать получение закрывающих документов, полноту комплекта и корректность оформления;
• Работать в 1С/ERP, обеспечивать корректность данных и сопровождение документов в системе;
• Контролировать взаиморасчеты совместно с бухгалтерией;
• Запрашивать недостающие документы у контрагентов и сопровождать их до полного закрытия процесса;
• Выполнять административную поддержку руководителя: вести календарь, организовывать встречи, контролировать выполнение поручений, напоминать о важных задачах и помогать в ежедневной организации рабочего процесса;
• Подготавливать отчеты и материалы по запросу руководителя.

• Опыт работы в документообороте, административной поддержке или на аналогичной позиции;
• Практический опыт сопровождения договорной документации;
• Уверенное владение 1С, ERP, Excel и системами электронного документооборота;
• Опыт взаимодействия с бухгалтерией, финансовыми и юридическими подразделениями;
• Умение самостоятельно контролировать большое количество задач и доводить их до завершения;
• Высокий уровень ответственности, организованности и внимательности к деталям;
• Развитые коммуникативные навыки и умение выстраивать эффективное взаимодействие с коллегами и подрядчиками;
• Умение работать в режиме многозадачности, правильно расставлять приоритеты и соблюдать сроки.

• Официальное трудоустройство по ТК РФ;
• График работы 5/2 с 9:00 до 18:00;
• ДМС после 6 месяцев работы;
• Программу лояльности Best Benefits — скидки на питание, спорт, обучение, путешествия, развлечения и множество других сервисов;
• Работа в современном офисном центре класса А (БЦ "Зенит-Плаза") в районе ст. метро "Щукинская" и ст. метро "Строгино" (10-15 минут на корпоративном автобусе;
• Возможности для профессионального роста, расширения зоны ответственности и развития внутри компании.