Бизнес ассистент руководителя

1. Тайм-менеджмент и планирование:

● Составление, корректировка и защита рабочего графика руководителя;

● Организация встреч, совещаний и переговоров, включая бронирование переговорных комнат;

● Напоминание о дедлайнах и важных событиях.

● Административная поддержка, планирование и составление расписания руководителя, обеспечение своевременного информирования;

● Составление полного расписания (план-графика), комплексная организация встреч, комитетов, поездок, выездных встреч, видео конференций и организация досуга , подбор информации и бронирование билетов на мероприятия, ресторанов, переговорных зон, доступов на проекты;

● Участие в управлении недвижимым имуществом, контроль эксплуатационных и коммунальных платежей, организация и сопровождение строительных/ремонтных работ, уборки, взаимодействие с УК, непредвиденные ситуации;

● Участие в бизнес-процессах компании, контроль выполнения поручений руководителя, участие во всех встречах, бизнес-процессах;

2. Доĸументооборот и администрирование:

● Работа с корреспонденцией: фильтрация писем, распределение звонков и ведение деловой переписки;

● Подготовка, редактирование и архивация документов (договоры, приказы, отчеты);

● Создание презентаций и сбор аналитических данных.;

3. Контроль исполнения задач:

● Отслеживание статуса поручений, данных руководителем сотрудникам;

● Оперативное осуществление платежей по поручениям руководителя;

● Ведение протоколов на совещаниях и фиксация договоренностей;

● Составление инструкций и регламентов, безопасность, обучение и контроль;

● Взаимодействие с подрядчиками и партнерами;

4. Координация поездоĸ (Travel-сопровождение):

● Организация командировок: заĸаз билетов, бронирование отелей, трансферы;

● Визовая поддержка (подготовка документов, взаимодействие с визовыми центрами);

5. Выполнение личных поручений:

● Организация личных встреч и мероприятий;

● Поиск и найм сотрудников персонала, включая оформление с учетом миграционного законодательства;

● Координация работы персонала личного офиса руководителя;

● Медицинское сопровождение, организация проверок здоровья руководителя и членов его семьи;

● Контроль и оптимизация личных финансов семьи руководителя;

● Управление бытовыми вопросами (помощь в организации рабочих дел, заказ услуг).

● Опрятный внешний вид, деловой дресс- код;

● Высшее экономическое или юридическое образование обязательно;

● Опыт бизнес-ассистентом ( от 5 лет);

● Опыт с аналитикой, поиском информации, работа с ИИ;

● Опыт быстрозаписи, стенографии, конспектирования;

● Фиксация малейших деталей коммуникации: развернутые отчеты каждой встречи или совещания;

● Опыт визуального анализа с применением переговорных воронок: разрыв шаблона, методы маятника, провокация, встречный анализ, контр продуктивность, смещение фокуса

● Опыт детальных организаций встреч, работа с техникой как в офисе, так и выездная;

● Знание делового этикета, тактики бизнес переговоров;

● Безупречная организованность: умение работать в режиме многозадачности, грамотно расставлять приоритеты, пунктуальность и внимание к деталям, от которых зависит имидж руководителя;

● Стрессоустойчивость и эмоциональный интеллект: способность сохранять спокойствие и выдержку в кризисных ситуациях, гибко реагировать на смену планов и конструктивно воспринимать критику;

● Ответственность, самостоятельность и инициативность: готовность принимать осмысленные решения, способность предвидеть потребности руководителя и решать поставленные задачи без лишних напоминаний;

● Коммуникабельность и дипломатичность: навыки делового общения и ведения переговоров, умение находить подход ĸ разным людям, соблюдение строгой конфиденциальности (профессиональная этика);

● Выдержка и самообладание: способность не реагировать на провокационные вопросы коллег или партнеров и не использовать полученную информацию в личных целях.

● Улыбка, сдержанность и ум являются преимуществом.

● Официальное трудоустройство;

● Работа в крупной компании, одном из лидеров в отрасли управления недвижимостью;

● Конкурентный доход;

● Комфортный очный график работы 5/2 с 10 до 19;

● Корпоративное и индивидуальное обучение, возможность участия в конференциях;

● Насыщенная корпоративная жизнь, развитая сеть внутренних комьюнити;

● Работа в комфортном офисе в ЦАО очно.