Executive assistant

1. Административная поддержка руководителя

• Планирование и ведение рабочего календаря руководителя.

• Организация встреч, переговоров, совещаний и деловых мероприятий.

• Координация взаимодействия руководителя с сотрудниками, партнерами и подрядчиками.

2. Персональная поддержка руководителя

• Выполнение личных поручений руководителя.

• Организация личных и семейных поездок (авиа- и ж/д билеты, гостиницы, трансфер, визовая поддержка).

• Координация бытовых, организационных и семейных вопросов по поручению руководителя.

• Поиск и взаимодействие с подрядчиками, сервисными организациями и домашним персоналом.

• Организация семейных мероприятий, медицинских и образовательных вопросов.

• Полное сопровождение личных проектов руководителя.

• Обеспечение полной конфиденциальности всей информации, связанной с руководителем и членами его семьи.

3.Управление офисом

• Организация бесперебойной работы офиса.

• Закупка канцелярских товаров, мебели, расходных материалов и офисной техники.

• Контроль административно-хозяйственной деятельности.

• Взаимодействие с арендодателями и поставщиками услуг.

• Контроль чистоты, порядка и технического состояния офиса.

4. Организация командировок

• Бронирование авиа- и железнодорожных билетов.

• Бронирование гостиниц.

• Организация трансфера и каршеринга.

• Визовая поддержка.

• Подготовка полного пакета документов для командировок

5. Административное обеспечение

• Организация работы курьерских, почтовых и логистических служб.

• Контроль работы интернета, телефонии и офисной техники.

• Взаимодействие с IT-подрядчиками.

• Контроль своевременной оплаты административных услуг.

• Ведение учета офисных расходов и административного бюджета.

Условия:

• Комфортный офис;
• График работы 6/1: 09:00-19:00, в субботу: 09:00- 14:00, после работы всегда быть онлайн с руководством
• Своевременная заработная плата;
• Офис в центре города.