Офис-менеджер/Администратор офиса

Tiyn — это казахстанская финтех-компания, создающая цифровые финансовые сервисы. Мы ищем человека, который возьмёт на себя всё, что связано с жизнью офиса и комфортом команды. Ты — наш «хозяйственный гуру»: без тебя не будет порядка, не поедут командировки, не приедут подарки партнёрам, а новички останутся без рабочего места.

Если ты любишь системность, умеешь жонглировать десятками задач и при этом сохраняешь улыбку, — читай дальше.

Чем ты будешь заниматься:

• Администрирование: встреча гостей, взаимодействие с курьерскими службами по вопросам приема и отправки документов, оформление пропусков и контроль переговорных.
• Документооборот: регистрация и оцифровка входящей/исходящей корреспонденции, ведение электронного и бумажного архива, организация подписания документов у руководителя компании.
• Взаимодействие с сотрудниками по кадровому документообороту: прием заявлений по отпускам, увольнениям, кадровым изменениям.
• Офисный быт и порядок: контроль уборки, пополнение запасов (кофе, вода, снеки, канцтовары), координация мелкого ремонта и обслуживания техники (кофемашины, МФУ, кондиционеры).
• Закупки и бюджет по содержанию офиса: поиск поставщиков, сравнение КП, оформление заказов и документов.
• Онбординг и оффбординг: подготовка рабочего места к выходу нового сотрудника, выдача техники и доступов в офис, встреча и адаптация новичков (исключая удалённых), возврат имущества при увольнении.
• Командировки, мероприятия и подарки: покупка билетов, бронирование отелей; организация участия в конференциях; заказ и отправка корпоративных подарков клиентам и партнёрам; помощь в проведении внутренних праздников.
• Безопасность и регламенты: контроль аптечек, огнетушителей, эвакуационных выходов; проведение инструктажей по охране труда и поддержание актуальности офисных регламентов.

Кого мы ищем:

• Проактивного и ответственного — ты предвидишь проблемы, а не героически их решаешь.
• Внимательного к деталям — ни одна накладная не потеряется, а сроки годности на кухне всегда под контролем.
• Коммуникабельного — легко находишь общий язык с курьером, топ-менеджером и уборщицей.
• Уверенного пользователя Excel/Google-таблиц (фильтры, сводные, ВПР — твой инструментарий).
• Будет плюсом: опыт в кадровом делопроизводстве и организации мероприятий.

Условия работы:

• Официальное оформление по ТК РК, полный соцпакет.
• График 5/2, с 9:00 до 18:00 (гибкость возможна, но офис ждёт тебя с утра).
• Уютный офис в центре Алматы, современное пространство.
• Оклад обсуждаем с успешным кандидатом.
• Возможность влиять на процессы — твои идеи по улучшению офисной жизни всегда приветствуются.
• Комфортный современный офис.
• Дружная команда, где твой вклад виден и ценится.

Ключевые показатели (KPI):

• Удовлетворённость сотрудников сервисом ≥ 4,5 из 5 (ежеквартальный опрос).
• 95% входящих документов регистрируются в день получения.
• Рабочее место новичка готово к 9:00 дня выхода.
• Первый ответ по любой заявке — в течение 15 минут, решение — до 2 часов.
• В офисе всегда есть кофе, вода, бумага и основные расходники (день без них — исключён).