Офис-администратор

• Организация ежедневной работы офиса и обеспечение сотрудников необходимыми административными ресурсами.
• Встреча и сопровождение посетителей, клиентов, партнеров и представителей внешних организаций.
• Прием и распределение входящих звонков и корреспонденции.
• Организация встреч, совещаний и деловых мероприятий, подготовка переговорных комнат и необходимых материалов.
• Административная поддержка Генерального директора: ведение рабочего календаря, организация встреч, подготовка документов и контроль исполнения поручений.
• Организация командировок Генерального директора и сотрудников: билеты, гостиницы, трансферы, визовая и организационная поддержка.
• Ведение административного документооборота, реестров договоров, доверенностей, приказов и другой документации.
• Организация закупок канцелярских, хозяйственных и иных товаров, необходимых для работы офиса.
• Взаимодействие с арендодателем, бизнес-центром, поставщиками, курьерскими, клининговыми и другими сервисными организациями.
• Контроль качества услуг подрядчиков, административных расходов и сроков исполнения обязательств.
• Организация корпоративных мероприятий, визитов регионального руководства, клиентов, партнеров и аудиторов.
• Администрирование корпоративного такси, пропусков, курьерских услуг и других внутренних сервисов.
• Поддержка новых сотрудников в части подготовки рабочего места и организации выхода в офис.
• Обеспечение конфиденциальности служебной, коммерческой и персональной информации.

• Высшее или среднее профессиональное образование.
• Опыт работы офис-администратором, офис-менеджером, ассистентом руководителя или администратором ресепшен от 2 лет.
• Опыт административной поддержки первого руководителя будет преимуществом.
• Свободное владение русским языком.
• Уверенное владение казахским языком.
• Владение английским языком на уровне не ниже Intermediate, достаточном для деловой переписки, телефонных разговоров, организации поездок и коммуникации с иностранными коллегами и гостями.
• Уверенное владение Microsoft Office: Outlook, Word, Excel, PowerPoint.
• Навыки ведения деловой переписки и административного документооборота.
• Опыт организации командировок, встреч и корпоративных мероприятий.
• Навыки работы с поставщиками, коммерческими предложениями, счетами и подтверждающими документами.
• Высокий уровень организованности, внимательность к деталям и способность одновременно вести несколько задач.
• Развитые коммуникативные навыки, доброжелательность и ориентация на высокий уровень сервиса.
• Самостоятельность, ответственность, исполнительность и соблюдение установленных сроков.
• Дипломатичность, тактичность и умение взаимодействовать с руководителями, сотрудниками, клиентами и внешними партнерами.
• Готовность работать с конфиденциальной информацией.

• Подчинение Генеральному Директору
• Работа в офисе, 5/2, 09:00 - 18:00
• Офис БЦ Кулан (проспект Достык, 188)

Желаемый профиль кандидата:

Проактивный, организованный и сервисно ориентированный специалист, способный самостоятельно решать административные вопросы, предупреждать возможные проблемы и обеспечивать качественную поддержку Генерального директора и офиса.

Кандидат должен уверенно взаимодействовать с людьми разного уровня, сохранять доброжелательность в напряженных ситуациях и контролировать выполнение нескольких параллельных задач.