Помощник/ассистент руководителя

Юридическая фирма «Победа Права» ищет помощника руководителя, который возьмёт на себя текущие организационные задачи, коммуникацию с клиентами, документооборот и административное сопровождение проектов.

Мы работаем с образовательными организациями, онлайн-школами и бизнесом. Основные направления работы: лицензирование образовательной деятельности, персональные данные, сопровождение проверок, субсидии, закупки, договоры, оферты и юридическая упаковка онлайн-проектов.

Нам нужен человек, который будет помогать руководителю и юристам, поддерживать порядок в работе фирмы и контролировать, чтобы звонки, обращения, документы и текущие задачи не оставались без внимания.

Это не вакансия юриста. Сложные правовые вопросы и юридические позиции готовят юристы. Ассистент проводит первичную консультацию по утверждённым материалам, выясняет запрос клиента, предоставляет общую информацию об услугах и передаёт профильные вопросы специалисту.

Что нужно будет делать

Работа с клиентами

• принимать входящие звонки;

• отвечать на сообщения клиентов;

• проводить первичную консультацию по услугам фирмы;

• выяснять запрос клиента и фиксировать основную информацию;

• рассказывать о порядке работы, стоимости и составе услуг по готовым материалам;

• записывать клиентов на консультации и встречи;

• передавать сложные и юридические вопросы руководителю или юристу;

• вести переписку с клиентами по электронной почте и в социальных сетях;

• запрашивать у клиентов необходимые документы и сведения;

• напоминать клиентам о документах, оплатах, согласованиях и сроках;

• информировать клиентов о текущем статусе проекта.

Ведение проектов

• создавать и вести проекты в CRM;

• фиксировать задачи, сроки и ответственных;

• обновлять статусы проектов;

• контролировать выполнение текущих задач;

• отслеживать, какие документы ожидаются от клиента;

• контролировать, какие действия должны выполнить сотрудники фирмы;

• напоминать о сроках и просроченных задачах;

• готовить для руководителя краткую информацию по каждому проекту;

• следить, чтобы по проекту был определён следующий шаг;

• поддерживать порядок в карточках клиентов, таблицах и рабочих папках.

Документы и оплаты

• готовить договоры по утверждённым шаблонам;

• формировать счета на оплату;

• готовить акты оказанных услуг;

• проверять реквизиты, даты, суммы и наименования;

• направлять документы клиентам;

• контролировать подписание договоров и актов;

• отслеживать оплату счетов;

• вести реестр договоров, счетов и актов;

• систематизировать и архивировать документы.

Самостоятельно составлять сложные юридические документы и разрабатывать правовые позиции не требуется.

Работа с образовательными документами

• оформлять образовательные документы по готовым формам;

• вносить сведения об обучающихся в установленные шаблоны;

• готовить документы к подписанию и выдаче;

• вести учёт выданных документов;

• проверять правильность фамилий, имён, дат и иных сведений;

• организовывать выдачу документов об образовании;

• связываться с обучающимися по вопросам получения документов;

• готовить документы к почтовой отправке;

• оформлять конверты, описи и сопроводительные документы;

• контролировать отправку и получение корреспонденции.

Социальные сети

• размещать подготовленные посты в социальных сетях фирмы;

• вести график публикаций;

• оформлять публикации по готовым материалам;

• размещать изображения, видео и иные материалы;

• следить за входящими сообщениями и комментариями;

• отвечать на стандартные вопросы;

• передавать обращения потенциальных клиентов руководителю;

• поддерживать актуальность информации об услугах;

• помогать адаптировать готовые материалы под разные площадки;

• собирать базовую статистику по публикациям.

Самостоятельно разрабатывать маркетинговую стратегию, писать сложные юридические статьи и настраивать рекламу не требуется.

Помощь руководителю и фирме

• вести календарь руководителя;

• организовывать встречи и звонки;

• напоминать о важных задачах и сроках;

• готовить письма и сообщения по поручению руководителя;

• выполнять текущие административные поручения;

• помогать в организации работы офиса;

• поддерживать порядок в документах, шаблонах и базе знаний;

• взаимодействовать с почтой, курьерскими службами и контрагентами;

• выполнять иные поручения, связанные с текущей деятельностью фирмы.

Что для нас важно

• опыт работы помощником руководителя, ассистентом, администратором, секретарём, офис-менеджером или координатором;

• грамотная устная и письменная речь;

• умение спокойно и доброжелательно общаться с клиентами;

• готовность принимать звонки и вести деловую переписку;

• внимательность к фамилиям, реквизитам, датам, суммам и документам;

• уверенная работа с Word, Excel, электронной почтой и облачными документами;

• умение вести несколько задач одновременно;

• самостоятельность и ответственность;

• способность соблюдать сроки;

• готовность работать с повторяющимися административными задачами;

• умение доводить поручения до результата, а не только фиксировать их.

Будет преимуществом

• опыт работы в юридической фирме, образовательной организации, онлайн-школе или консалтинге;

• опыт ведения CRM;

• опыт подготовки договоров, счетов и актов по шаблонам;

• опыт общения с клиентами по телефону и в переписке;

• опыт ведения социальных сетей компании или эксперта;

• навыки работы с Telegram, VK, YouTube и другими площадками;

• опыт работы с Битрикс24, Kaiten, Trello, Notion или аналогичными системами;

• опыт использования ИИ-инструментов для подготовки писем, таблиц, черновиков и рабочих материалов.

Кого мы ищем

Нам нужен человек, который не боится звонков, документов, переписки и большого количества небольших задач.

Важно уметь быстро понять, что требуется клиенту, зафиксировать информацию, поставить задачу в CRM и проконтролировать её дальнейшее движение.

Условия

• работа в юридической фирме с понятной специализацией;

• небольшая команда;

• прямое взаимодействие с руководителем;

• работа в офисе;

• полный рабочий день;

• испытательный срок — 3 месяца;

• обучение особенностям услуг фирмы и порядку работы с клиентами;

• возможность профессионального роста;

• размер оплаты обсуждается по итогам собеседования и зависит от опыта кандидата.