Executive Assistant

О компании
Международный девелоперский холдинг с проектами в сфере недвижимости и гостиничного бизнеса. Команда работает в динамичной международной среде, на нескольких языках и в разных часовых поясах — ищем человека, который способен быть надёжной опорой для руководителя в таком темпе.

Чем предстоит заниматься

Организация рабочего процесса руководителя:

• Полное ведение рабочего календаря: планирование, координация встреч, звонков и видеоконференций
• Приоритизация задач и оптимизация расписания
• Напоминания о встречах, дедлайнах и важных событиях
• Организация деловых поездок (билеты, гостиницы, трансферы)
• Подготовка материалов к встречам и совещаниям

Административная поддержка:

• Полное административное сопровождение руководителя
• Ведение документооборота проекта, структурирование документации в Google Drive
• Контроль получения, обработки и отправки документов, подготовка документов на подпись

Координация задач и процессов:

• Ведение общего списка задач руководителя, контроль сроков и статусов
• Напоминания ответственным о дедлайнах
• Подготовка еженедельных отчётов по статусу проекта
• Контроль исполнения договорённостей по итогам встреч

Документооборот и аналитика:

• Подготовка коммерческих, внутренних и презентационных материалов
• Сбор, анализ и структурирование информации из разных источников
• Работа с Excel/Google Sheets
• Подготовка материалов для партнёров, консультантов, подрядчиков и инвесторов

Коммуникация:

• Деловая переписка на русском и английском языках
• Follow-up и протоколы встреч (Meeting Minutes)
• Контроль ответов от партнёров и подрядчиков, коммуникация между участниками проекта

Инструменты:

• Использование AI-инструментов для ускорения подготовки документов и рабочих процессов
• Работа в Bitrix24 и Google Workspace

Что мы ожидаем

• Английский язык — Upper-Intermediate (B2) или выше
• Отличное владение Google Workspace
• Продвинутый уровень Excel и Google Sheets
• Уверенное владение Bitrix24
• Опыт использования современных AI-инструментов в работе, предпочтительно Claude
• Умение быстро работать с большим объёмом информации, структурировать и выделять главное

Личные качества: высокая скорость и эффективность в работе, самоорганизация, проактивность, внимательность к деталям, умение вести много задач одновременно и расставлять приоритеты, устойчивость к нагрузке и соблюдение дедлайнов, готовность работать в динамичной международной среде.

Будет плюсом

• Опыт работы Executive Assistant
• Опыт работы с руководителями высшего звена
• Опыт в международных компаниях
• Опыт в недвижимости, девелопменте, строительстве, гостиничном или ресторанном бизнесе, инвестиционных проектах

Условия

• Полная занятость, удалённый формат работы
• Испытательный срок — 3 месяца
• Заработная плата — финальную сумму назначим по итогам собеседования