Бизнес-ассистент Совета директоров

Описание вакансии

Мы ищем сильного бизнес-ассистента Совета директоров — человека, который умеет держать под контролем десятки процессов одновременно, быстро ориентируется в меняющихся обстоятельствах и становится надежной опорой для руководителя.

Это роль для человека, который любит порядок, умеет предугадывать потребности руководителя, самостоятельно принимает решения в рамках своей зоны ответственности и обеспечивает бесперебойную работу Совета директоров.

Чем предстоит заниматься:

вести календарь руководителей, управлять временем и приоритетами;
готовить и сопровождать встречи Совета директоров с командой и между собой;
готовить презентации, отчеты, аналитические материалы и документы;
контролировать исполнение поручений и сроки выполнения задач;
координировать внутренние проекты между подразделениями;
вести деловую переписку и коммуникацию с внутренними и внешними партнерами;
организовывать документооборот;
решать срочные и нестандартные организационные вопросы;
обеспечивать высокий уровень административной и протокольной поддержки руководителя.

Мы ожидаем, что ты:

Умеешь организовывать процессы:

отлично владеешь тайм-менеджментом;
умеешь работать в режиме многозадачности;
внимателен к деталям;
самостоятельно расставляешь приоритеты;
умеешь планировать и координировать большое количество задач одновременно.

Силен в коммуникации:

грамотно ведешь деловую переписку;
уверенно проводишь телефонные переговоры;
соблюдаешь деловой этикет;
дипломатичен и тактичен;
умеешь договариваться с людьми разных уровней.

Уверенно работаешь с инструментами:

MS Office (Word, Excel, PowerPoint);
Google Workspace (Docs, Sheets, Slides);
Outlook, Gmail;
Zoom, Microsoft Teams, Google Meet;
Google Drive и облачные сервисы;
AI-инструменты (ChatGPT, Perplexity);
Trello, Asana, Jira или Notion.

Важные личные качества:

высокий уровень ответственности;
надежность и соблюдение конфиденциальности;
стрессоустойчивость;
инициативность;
аналитическое мышление;
самоорганизация;
гибкость и быстрая обучаемость.

Мы ценим сотрудников, которые:

самостоятельно организуют свою работу без постоянного контроля;
предлагают готовые варианты решений, а не только обозначают проблемы;
быстро адаптируются к изменениям приоритетов;
умеют работать в условиях неопределенности;
сохраняют спокойствие в стрессовых ситуациях;
понимают, когда можно принять решение самостоятельно, а когда необходимо согласование;
регулярно информируют руководителя о статусе задач;
способны взять на себя часть операционных вопросов в отсутствие руководителя.

Важно:

Для управления рабочим расписанием мы частично используем Apple Calendar и экосистему Apple. Поэтому для комфортной и эффективной работы необходимо иметь собственную технику Apple (MacBook, iPhone или другие устройства Apple) и уверенно пользоваться календарем Apple.

Эта вакансия тебе подойдет, если:

ты любишь приводить все к порядку и системности;
умеешь быстро переключаться между задачами;
способен работать с большим объемом информации;
не теряешься в стрессовых ситуациях;
получаешь удовольствие от организации процессов и помощи руководителю в достижении результатов.

Что мы предлагаем:

высокий уровень доверия и самостоятельности — без микроменеджмента;
разнообразные задачи, которые позволяют быстро развивать управленческие и организационные навыки;
профессиональное развитие, работу с современными AI-инструментами;
оформление и условия сотрудничества, которые обсуждаются с успешным кандидатом;
работу в динамичной компании, где можно быстро расти вместе с бизнесом.