Менеджер по документообороту

Москва, Тессинский переулок, 5с1

Метро: Курская

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Подготовка отчётности в Excel. Внесение данных из документов в реестр, сверка на дубли и расхождения. Подготовка регулярных отчётов: доля возвращённых оригиналов, просроченные статусы, проблемные контрагенты, динамика по маршрутам;
Работа с электронными системами данных. Регистрация и отслеживание документов в системах электронного документооборота (ЭДО) и корпоративных учётных решениях;
Работа с бумажными документами: проверка, формирование комплектов для клиента, архивация. Проверка входящих оригиналов на комплектность и юридическую корректность (наличие подписей, печатей, обязательных реквизитов). Формирование готовых комплектов документов под запрос клиента или смежного подразделения (бухгалтерия, юр. отдел, претензионная группа). Приём, регистрация, подшивка и нумерация документов, формирование дел по номенклатуре, составление описей, контроль условий и сроков хранения;
Коммуникация с подрядчиками по вопросам предоставления документов. Ведение переписки и телефонных переговоров для своевременного получения оригиналов и недостающих документов. Формирование и отправка запросов, контроль сроков, проактивные напоминания, фиксация статусов и причин задержек. Согласование способов передачи (курьер, почта, ЭДО), работа с описью вложений и трек номерами для подтверждения доставки;
Организация электронного архива и быстрый поиск. Загрузка сканов и электронных файлов, соблюдение единых правил именования, поддержание структуры папок. Оперативное предоставление электронных копий по срочным запросам, обеспечение версионности и долговременной сохранности (в т. ч. в форматах PDF/A);
Взаимодействие со смежными подразделениями. Обработка запросов на предоставление документов для проверок, аудитов и претензионной работы, подготовка комплектов. Согласование сроков и форматов передачи данных с бухгалтерией, юридическим отделом и логистикой.

Требования:

опыт работы в делопроизводстве от 1 года;
знание правил делопроизводства и документооборота;
уверенное владение офисными программами (MS Office);
опыт работы с системами электронного документооборота (СЭД) и CRM‑системами;
грамотная устная и письменная речь, навыки деловой переписки;
исполнительность и ответственность;
способность строго следовать инструкциям и регламентам.

Условия:

Трудоустройство в соответствии с ТК РФ;
Конкурентный уровень дохода, по результатам собеседования;
Интересные задачи в условиях сложного рынка и пространство для профессиональной реализации;
Работа в сильной, амбициозной команде профессионалов.

Посмотреть контакты работодателя