Управляющий офисом

О компании

Фотоника.Тех – молодая инновационная компания, которая занимается разработкой и производством решений в области оптики, нанофотоники и современных производственных технологий.

Мы создаем компанию и рабочую среду практически с нуля, поэтому ищем не просто офис-менеджера, который заказывает канцелярию и встречает курьеров, а человека, который возьмет на себя ответственность за организацию повседневной работы офиса.

Нам нужен хозяин офисной инфраструктуры и административных процессов: человек, который замечает проблемы до того, как они начинают мешать команде, умеет самостоятельно находить решения, организовывать подрядчиков и доводить задачи до результата.

Основные задачи

Обеспечить бесперебойную, организованную и комфортную работу офиса, чтобы сотрудники могли заниматься разработкой, исследованиями и развитием компании, не отвлекаясь на административные и бытовые вопросы.

Управляющий офисом отвечает не только за выполнение отдельных поручений, но и за построение понятных, устойчивых процессов: от подготовки рабочего места нового сотрудника до организации ремонта, закупок, документооборота и взаимодействия с арендодателем.

Чем предстоит заниматься

1. Организация работы офиса:

• Поддерживать офис в полностью работоспособном и аккуратном состоянии.

• Организовывать уборку, мелкий ремонт, техническое обслуживание и необходимые улучшения.

• Принимать и обрабатывать обращения сотрудников по вопросам работы офиса.

• Взаимодействовать с управляющей компанией бизнес-центра, арендодателем, службой эксплуатации и охраной.

• Организовывать оформление пропусков, доступ сотрудников и посетителей в офис.

• Организовывать решение текущих хозяйственных вопросов.

2. Закупки и обеспечение офиса:

• Заказывать канцелярию, хозяйственные товары, воду, чай, кофе и все необходимое для работы офиса.

• Организовывать закупку мебели, оргтехники, компьютерной периферии и оборудования для рабочих мест.

• Контролировать офисные расходы и формировать предложения по их оптимизации.

3. Рабочие места и оборудование сотрудников:

• Подготавливать рабочие места к выходу новых сотрудников.

• Организовывать приобретение, настройку и выдачу персональных компьютеров, ноутбуков, периферийной и другой техники.

• Вести учет оборудования, мебели, ключей, пропусков и материальных ценностей.

• Организовывать ремонт, замену и профилактическое обслуживание техники.

• При увольнении сотрудника контролировать возврат оборудования, пропусков, ключей и иных материальных ценностей.

4. Документооборот

• Организовывать прием, регистрацию, отправку и учет входящей и исходящей корреспонденции.

• Получать и отправлять документы через почтовые отделения, курьерские службы и системы электронного документооборота.

• Контролировать получение оригиналов договоров, счетов, актов, накладных и других документов.

• Организовывать подписание документов ответственными сотрудниками.

• Вести электронный и бумажный архив договоров, актов, приказов, доверенностей и корпоративной документации.

• Обеспечивать конфиденциальное хранение документов и сведений ограниченного доступа.

5. Взаимодействие с бухгалтерией и сопровождение первичных документов

• Собирать счета, акты, накладные, УПД, чеки и другие первичные документы.

• Запрашивать у поставщиков недостающие оригиналы и исправленные документы.

• Вести реестр оплат и закрывающих документов.

• Готовить платежные документы или заявки на оплату для последующего согласования руководителем.

• Контролировать получение закрывающих документов после оплаты.

• Взаимодействовать с внешней бухгалтерией.

Самостоятельное ведение бухгалтерского и налогового учета, расчет налогов и подготовка отчетности в обязанности управляющего офисом не входят.

6. Административная поддержка сотрудников

• Помогать сотрудникам решать организационные вопросы, связанные с работой в офисе.

• Организовывать печать, копирование, сканирование и отправку документов.

• Организовывать встречи, прием посетителей и подготовку переговорных комнат.

• Помогать в организации внутренних мероприятий компании.

• Вести календарь дней рождения и организовывать поздравления сотрудников.

• Участвовать в организации командировок, мероприятий и встреч при необходимости.

• Поддерживать понятные инструкции для сотрудников: как заказать пропуск, получить оборудование, отправить документы, сообщить о неисправности и т.п.

7. Построение административных процессов

• Разрабатывать и поддерживать календарь и чек-листы регулярных офисных работ.

• Формировать административный бюджет офиса и контролировать его исполнение.

• Систематизировать информацию о договорах, поставщиках, оборудовании и расходах.

• Предлагать улучшения, которые делают работу офиса удобнее, надежнее и экономичнее.

• Организовывать процессы так, чтобы они не зависели исключительно от устных договоренностей и личной памяти сотрудников.

• Периодически предоставлять руководству краткий отчет о текущем состоянии офиса, расходах, проблемах и предстоящих задачах.

Что для нас важно

• Опыт работы управляющим офисом, административным менеджером, office manager от 2–3 лет.

• Опыт самостоятельной организации работы офиса, а не только выполнения поручений руководителя.

• Умение взаимодействовать с арендодателями, управляющими компаниями, поставщиками и подрядчиками.

• Опыт ведения документооборота и работы с первичной бухгалтерской документацией.

• Понимание принципов учета оборудования и материальных ценностей.

• Уверенное владение офисными программами, электронными таблицами и облачными сервисами.

• Умение планировать расходы, сравнивать предложения и контролировать исполнение бюджета.

• Грамотная письменная и устная речь.

• Аккуратность в работе с документами и конфиденциальной информацией.

• Способность одновременно вести несколько задач и не терять договоренности и сроки.

• Готовность самостоятельно разобраться в вопросе, найти исполнителя и проконтролировать результат.

Личные качества

Мы ищем человека, которому близок принцип: «это моя зона ответственности – значит, вопрос должен быть решен».

Для этой должности особенно важны:

• самостоятельность;

• организованность;

• системное мышление;

• хозяйственный подход;

• внимательность к деталям;

• доброжелательность и готовность помогать;

• спокойствие в нестандартных ситуациях;

• умение настойчиво, но корректно работать с подрядчиками;

• способность расставлять приоритеты;

• готовность работать в условиях развивающейся компании, где не все процессы изначально описаны.

Будет преимуществом

• Опыт работы в технологической, инженерной, производственной или научной компании.

• Опыт запуска нового офиса или организации офисных процессов с нуля.

• Навыки работы с системами электронного документооборота и Банк-Клиентом.

• Опыт кадрового делопроизводства.

• Понимание основ охраны труда, пожарной безопасности и эксплуатации помещений.

• Опыт организации закупок технического оборудования.

• Базовые навыки настройки компьютерной и офисной техники.

Что мы предлагаем

• Официальное оформление по ТК РФ.

• Полностью официальную заработную плату.

• Работу в офисе по адресу: Санкт-Петербург, ул. Швецова, 41, рядом со станцией метро «Нарвская».

• График 5/2, продолжительность рабочего дня – 8 часов, с 9 до 18.

• Работу непосредственно с руководителями компании и возможность влиять на организацию внутренних процессов.

• Возможность самостоятельно выстроить административную систему молодой компании.

• Разноплановые задачи без избыточной бюрократии.

• Команду, работающую над современными технологиями в области оптики и нанофотоники.

• Возможность профессионального развития в направлении административного и операционного управления.

В сопроводительном письме

Расскажите, пожалуйста:

• За какой офис и какое количество сотрудников вы отвечали.

• Какие процессы вы организовывали самостоятельно.

• Приходилось ли вам запускать офис или перестраивать существующие административные процессы.

• Приведите пример сложной офисной или хозяйственной проблемы, которую вы решили от начала до конца.