Офис-менеджер (адвокатское бюро)

Адвокатское бюро. Профессионалы рынка. Компания небольшая по численности: до 15 человек.

Открыта интересная позиция: офис-менеджер с функцией помощника менеджера по маркетингу.

Если кратко, что делать: 70% рабочего времени поддерживать качественную жизнь офиса во всех аспектах (оборудование, документооборот, коммуникации с клиентами и партнерами, атмосфера), 10% - личный ассистент собственника и до 20% рабочего времени помогать маркетологу завоевывать мир:-)

Аватар роли - “лицо компании” для клиентов/партнеров + заботливый создатель доброжелательной, уютной атмосферы для сотрудников. Вам нравится помогать людям, при этом систематизировать информацию, документы, задачи.

Подчинение в должности: руководителю компании (собственнику) и менеджеру по маркетингу.

Условия сотрудничества:

• Стабильность: бессрочный трудовой договор, своевременная выплата зарплаты: оклад 120 000 рублей на руки ежемесячно.
• Офис располагается в шаговой доступности от станции метро Тверская, Пушкинская, Чеховская. В августе планируется переезд в офис на ул. Новослободская.
• Поддержка со стороны руководства во время адаптационного периода и после него.
• Развитая корпоративная культура.
• Уютная кухня и обеденная зона в офисе.
• Испытательный срок: 3 месяца (может быть сокращен).

Подробнее о задачах в роли офис-менеджера (70% рабочего времени):

• Административное поддержание жизнедеятельности офиса (закупка канцтоваров, расходных материалов и иных ТМЦ);
• Встреча и прием посетителей (чай, кофе) и телефонных звонков, корреспонденция;
• Заказ фирменной продукции: визиток, бланков, конвертов и т.д.;
• Контроль работы и взаимодействие с контрагентами (бухгалтерия, курьерские службы, арендодатель, клининговая служба и тд);
• Организация командировок сотрудников;
• Ведение внутреннего и внешнего документооборота: регистрация, учет, хранение документов;
• Информационная поддержка руководства;
• Взаимодействие с сотрудниками компании по вопросам делопроизводства и мелких поручений;
• Формирование и предоставление руководству недельной и ежемесячной отчетности;
• Отслеживание дней рождения сотрудников и организация сбора средств на подарок;
• Организация корпоративного отдыха;
• Внесение предложений по улучшению офисного пространства, созданию уюта и комфортной рабочей среды;
• Организация переезда офиса в другую локацию.

Подробнее о задачах помощника менеджера по маркетингу (20%):

• Помощь в подготовке офлайн и онлайн мероприятий.
• Ведение и обновление списка клиентов в CRM системе, запрос недостающей инфо по клиентам/сделкам у юристов.
• Взаимодействие с типографией.
• Отслеживание профессиональных мероприятий по тз маркетолога.
• Помощь в заполнение рейтинговых анкет.
• Участие в поиске и коммуникации с подрядчиками для маркетинговых задач, постановка тз, контроль;
• Создание и поддержка актуальности баз данных отдела (мероприятия, площадки, подрядчики, фотоархив и т.п.).

Пожелания к опыту:

• Опыт работы в качестве офис-менеджера от 2-х лет.
• Необязателен опыт в маркетинге. Если вам, в целом, нравится эта профессиональная область – точно будет интересно!
• Владение пакетом офисных программ: Word, Excel, PowerPoint.
• Умение пользоваться оргтехникой.
• Знание делового этикета, грамотная устная и письменная речь, деловой стиль в одежде.
• Навыки планирования своего рабочего времени.
• Отличные организаторские навыки.

Мы ценим время кандидатов и стараемся сделать процесс прозрачным и комфортным. Вот что вас ждёт:

1. Отклик на вакансию
   Вы отправляете резюме (и, при желании, короткое сопроводительное письмо).

2. Видео о вакансии от нас (~2 минуты)
   Если ваш опыт нам интересен, мы присылаем короткое видео о компании, команде и задачах. Это поможет вам лучше понять, насколько вакансия вам подходит, ещё до первого разговора.

3. Ваша видеовизитка (1–2 минуты, опционально)
   По желанию вы можете записать короткое видео (можно на телефон, без монтажа) и прислать ссылку в ответ.
   В нём удобно рассказать:

   • кто вы и какой у вас опыт;

   • чем вас привлекает работа офис‑менеджера;

   • что для вас важно в работодателе и рабочей атмосфере.

   Видео не обязательно, но если вы его запишете, мы с большей вероятностью сразу пригласим вас на собеседование - это поможет нам лучше познакомиться до личной встречи.

4. Короткое онлайн‑интервью (до 30 минут)
   Знакомимся, уточняем детали опыта, рассказываем подробнее о задачах и условиях, отвечаем на ваши вопросы.

5. Встреча с руководителем (до 60 минут)
   Обсуждаем задачи, формат работы, команду, отвечаем на все вопросы и вместе принимаем решение о дальнейшем сотрудничестве.

Сроки обратной связи
Мы стараемся отвечать на отклики в течение 3 рабочих дней. На каждом этапе вы будете понимать, что происходит дальше и какие сроки.