Бизнес-ассистент руководителей / Операционный ассистент

Привет!

Меня зовут Вика, я HR-партнер компании Институт практической нейропсихологии и нейрореабилитации.

Мы — лицензированный институт дополнительного профессионального образования в сфере нейропсихологии. За время работы мы запустили более 17 образовательных потоков и обучили более 5 000 специалистов.

Сейчас компания находится на этапе активного развития и выстраивания внутренних процессов. Мы ищем бизнес-ассистента руководителей, который поможет систематизировать рабочие процессы, держать задачи под контролем и станет важным звеном между руководителями, командой и подрядчиками. В будущем с этой позиции можно будет дорасти до операционного директора.

Это роль для человека, которому интересно не просто выполнять поручения, а разбираться в процессах, наводить порядок и влиять на эффективность работы компании.

Чем предстоит заниматься:

• вести календарь и организовывать рабочие встречи двух руководителей;
• контролировать выполнение задач команды и подрядчиков: отслеживать сроки, получать статусы, выявлять блокеры и доводить задачи до результата;
• развивать и поддерживать систему управления задачами компании (таск-трекер, таблицы, процессы контроля);
• координировать работу подрядчиков и сотрудников по текущим проектам;
• готовить отчеты, сводки, документы, протоколы встреч и рабочие материалы для руководителей;
• собирать информацию из разных источников и превращать ее в понятные выводы и рекомендации;
• использовать современные цифровые инструменты и AI-сервисы (ChatGPT, Claude и др.) для подготовки материалов, анализа информации и автоматизации рутинных процессов;
• участвовать в улучшении внутренних процессов компании и поиске способов сделать работу команды эффективнее.

Что важно для нас:

• опыт работы бизнес-ассистентом, ассистентом руководителя, координатором проектов, операционным менеджером или в похожих ролях;
• умение работать с большим количеством задач и структурировать информацию;
• развитые навыки планирования и контроля сроков;
• уверенное владение компьютером, Google-сервисами, ИИ и офисными программами;
• грамотная письменная и устная коммуникация;
• самостоятельность, инициативность и способность находить решения;
• готовность разбираться в новых задачах и доводить их до результата.

Будет плюсом:

• опыт работы с Notion, Google Sheets, таск-трекерами;
• опыт координации подрядчиков или проектной работы;
• опыт использования AI-инструментов в работе;
• интерес к автоматизации процессов.

Что предлагаем:

• оформление по ТК РФ, испытательный срок 3 месяца;
• график 5/2, гибридный формат работы: 3 дня в офисе / 2 дня удаленно;
• офис в Москве, м. Войковская;
• фиксированная часть и итоговый уровень дохода обсуждаются индивидуально в зависимости от опыта и компетенций кандидата;
• прозрачная система мотивации с возможностью увеличения дохода по результатам работы после испытательного срока;
• перспективу профессионального и карьерного роста до операционного директора;
• возможность влиять на процессы компании и развиваться вместе с растущим проектом.

Если вам интересно работать там, где результат зависит не только от выполнения задач, а от умения выстроить систему и сделать процессы эффективнее — будем рады познакомиться!