Секретарь (помощник) генерального директора

Москва, Вишнёвая улица, 11

Метро: Тушинская

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Полное административное сопровождение генерального директора.
Планирование рабочего дня руководителя, ведение календаря встреч и мероприятий.
Организация внутренних и внешних совещаний.
Прием, регистрация и распределение входящей корреспонденции.
Подготовка писем, приказов, распоряжений, служебных записок и иных документов.
Контроль исполнения поручений генерального директора.
Ведение деловой переписки.
Организация электронного и бумажного документооборота.
Прием телефонных звонков и посетителей.
Подготовка презентаций, отчетов и других материалов по поручению руководителя.
Организация командировок руководителя и сотрудников:
- бронирование авиабилетов;
- бронирование гостиниц;
- оформление трансфера;
- подготовка документов для получения виз (при необходимости);
- оформление командировочных документов.
Взаимодействие со всеми подразделениями компании.
Выполнение иных поручений генерального директора.

Требования:

Образование
Высшее или среднее профессиональное образование.
Дополнительное образование в области делопроизводства, документооборота или административной работы будет преимуществом.
Опыт работы
Опыт работы секретарем, помощником руководителя или офис-менеджером от 2 лет.
Опыт сопровождения руководителя будет преимуществом.
Профессиональные навыки

Обязательно:
грамотная устная и письменная речь;
высокий уровень владения русским языком;
уверенный пользователь Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint);
опыт работы с офисной техникой;
навыки деловой переписки;
ведение документооборота;
умение организовывать встречи и совещания;
опыт организации командировок;
умение работать с большим объемом информации;
высокая скорость печати.
Будет преимуществом:
знание английского языка на уровне, достаточном для бронирования гостиниц, авиабилетов и решения организационных вопросов;
опыт работы в CRM-системах и системе электронного документооборота;
уверенное владение сервисами онлайн-бронирования;
умение использовать современные ИИ-инструменты (ChatGPT и аналогичные) для подготовки документов, поиска информации, оформления презентаций и автоматизации повседневных задач.
Личные качества
высокая организованность;
ответственность;
внимательность к деталям;
исполнительность;
грамотность;
коммуникабельность;
стрессоустойчивость;
умение работать в режиме многозадачности;
дипломатичность;
пунктуальность;
инициативность;
аккуратность;
доброжелательность;
высокий уровень самоорганизации;
соблюдение конфиденциальности.
Мы ожидаем, что кандидат умеет
самостоятельно организовывать свою работу;
эффективно взаимодействовать с руководителями подразделений;
соблюдать деловой этикет;
быстро находить необходимую информацию;
контролировать сроки исполнения поручений;
работать с конфиденциальной информацией;
расставлять приоритеты и оперативно реагировать на изменение задач.