Офис-менеджер / Секретарь-референт

Мы ОЛИЛ - занимаемся поставками высокотехнологичного промышленного и измерительного оборудования. В связи с переездом в новый современный офис с дизайнерским ремонтом мы ищем проактивного, ответственного и многозадачного Офис-менеджера / Секретаря-референта, который возьмет на себя полную административную поддержку офиса и помощь команде.

Это вакансия для тех, кто перерос позицию обычного секретаря "на телефоне" и хочет развиваться в сторону административного управления, документооборота и координации бизнес-процессов.

Что мы предлагаем:

• Официальное оформление в соответствии с ТК РФ с первого дня работы.

• Стабильная и полностью "белая" заработная плата.

• График работы: 5/2, с 09:00 до 18:00 (или с 08:00 до 17:00).

• Работа в новом, чистом и очень красивом современном офисе в г. Химки.

• Дружный, профессиональный и сплоченный коллектив.

• Возможность карьерного и профессионального роста внутри стабильной международной компании.

Чем предстоит заниматься:

1. Административное управление и жизнеобеспечение офиса:

• Полное обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцелярии, воды, продуктов на кухню, расходных материалов).

• Контроль соблюдения правил и распорядка офиса сотрудниками и гостями (включая контроль чистоты, режима сменной обуви, аккуратного использования зон общего пользования и кухни).

• Контроль исправности офисной техники, мебели и инженерных систем (включая сантехнику и кухонное оборудование), оперативное взаимодействие со службами ЖКХ / ремонтными бригадами при необходимости.

• Прием, регистрация и распределение входящей/исходящей корреспонденции (Почта России, курьерские службы).

2. Работа с документами и поддержка бухгалтерии/закупок:

• Первичный документооборот: сбор оригиналов договоров, актов, накладных от контрагентов.

• Сканирование, копирование, систематизация и архивация документов (ведение бумажного и электронного архива).

• Ввод первичных данных в базу 1С (научим, если нет глубокого опыта, но базовое понимание обязательно).

• Контроль возврата подписанных документов от клиентов.

3. Электронный документооборот

4. Помощь руководству и тревел-поддержка:

• Выполнение личных и рабочих поручений Генерального директора и его заместителя.

• Организация командировок для руководства и сотрудников компании (покупка авиа/ж/д билетов, бронирование отелей, подготовка отчетов для бухгалтерии).

• Помощь в организации деловых встреч и совещаний (встреча гостей, чай/кофе).

5. Обработка входящего потока:

• Прием и перераспределение входящих телефонных звонков (без холодных продаж).

• Первичная обработка и маршрутизация входящих запросов с сайта и общей электронной почты компании.

6. Кофе клиентам. Заказ пропусков, сдача помещений в аренду.

Что мы ждем:

• Высокий уровень личной ответственности, аккуратность и педантичность (нам крайне важно бережное отношение к нашему новому офису).

• Опыт работы на позициях: секретарь, офис-менеджер, помощник руководителя, администратор - от 1 года.

• Уверенный пользователь ПК: MS Office (Excel, Word), навыки работы с оргтехникой.

• Базовые знания или опыт работы в 1С (Управление торговлей / Бухгалтерия) будут вашим ключевым преимуществом.

• Отличные коммуникативные навыки, грамотная устная и письменная речь, презентабельный внешний вид, соблюдение делового этикета.

• Умение работать в режиме многозадачности, способность быстро переключаться между задачами и расставлять приоритеты