Офис-менеджер

🔹 ВАКАНСИЯ: Офис-менеджер + Кадровое делопроизводство

Компания: Лайттех

📌 О нас

«Лайттех» — динамично развивающийся поставщик светотехнической продукции. Мы ценим порядок во всём: от систем освещения до документов и кадровых процессов. В наш дружный коллектив требуется сотрудник, который станет организационным центром офиса — человеком, обеспечивающим чёткую работу всех внутренних процессов.

🎯 Кого мы ищем

Нам нужен не просто исполнитель, а надёжный управляющий рутиной — сотрудник, который сочетает в себе системность, внимательность к деталям и стрессоустойчивость. Вы — человек, который не боится многозадачности, умеет выстраивать процессы и брать на себя ответственность за порядок в офисе и в кадровых вопросах.

Важные качества:

• скрупулёзность и внимание к мелочам;

• способность работать с большим объёмом информации;

• спокойствие в нестандартных ситуациях;

• организованность и пунктуальность.

📋 Обязанности

📂 Документооборот и порядок

• Ведение реестров входящей и исходящей корреспонденции.

• Контроль движения документов внутри компании.

• Формирование, подшивка и систематизация архивов (бумажных и электронных).

• Поддержание актуальности внутренней нормативной документации.

💰 Финансовый мониторинг

• Отслеживание счетов и контроль оплат по регулярным расходам (интернет, аренда, связь).

• Взаимодействие с бухгалтерией по первичной документации.

• Подготовка отчётов по мелким расходам офиса.

🧹 Обеспечение жизнедеятельности офиса

• Закупка расходных материалов (вода, бумага, канцелярия, хозтовары, кофе/чай).

• Контроль чистоты и порядка на рабочих местах (координация с клининговой службой).

• Мониторинг состояния оргтехники и своевременный вызов специалистов по ремонту.

🤝 Коммуникация и встречи

• Организация переговорных комнат, бронирование времени для встреч.

• Согласование внутренних совещаний и встреч с партнёрами.

• Ведение деловой переписки, приём и размещение гостей компании.

• Соблюдение этикета при общении с клиентами, поставщиками и контролирующими органами.

📬 Работа с почтой

• Приём, регистрация и распределение входящей корреспонденции.

• Отправка исходящих писем и посылок через курьерские службы и Почту России.

👥 Кадровое делопроизводство (КДП) — ключевая часть функционала

• Оформление трудовых отношений: подготовка проектов приказов (о приёме, переводе, увольнении), заключение, изменение и расторжение трудовых договоров.

• Ведение учёта персонала: заполнение и актуализация личных дел сотрудников, ведение трудовых книжек (бумажных и электронных), оформление личных карточек (форма Т-2).

• Учёт рабочего времени: составление графиков сменности (при необходимости), контроль соблюдения Правил внутреннего трудового распорядка, ведение табелей учёта рабочего времени.

• Предоставление отпусков: составление графика отпусков, оформление ежегодных оплачиваемых отпусков и отпусков без сохранения заработной платы, учёт неиспользованных дней отпуска.

• Оформление отсутствий: учёт больничных листов и других периодов временной нетрудоспособности, взаимодействие с СФР (ранее ФСС) при необходимости.

• Подготовка кадровой отчётности: формирование справок по запросам сотрудников и государственных органов, подготовка сведений в СФР (по требованию).

✅ Требования к кандидату

Опыт и знания

• Опыт работы на позиции офис-менеджера, секретаря, администратора или кадрового специалиста — от 1 года.

• Обязательное наличие опыта в кадровом делопроизводстве (приёмы, увольнения, отпуска, больничные, трудовые книжки).

• Понимание основ документооборота и делопроизводства.

• Знание Трудового кодекса РФ в части оформления трудовых отношений и отпусков.

• Знание Федерального закона 152-ФЗ «О персональных данных» и понимание ответственности за сохранность личной информации сотрудников.

• Желателен опыт работы в кадровых системах: 1С:ЗУП, Контур-Персонал, СБИС или аналогичных.

Навыки

• Грамотная устная и письменная речь (деловой стиль).

• Уверенный пользователь ПК: MS Office (Word, Excel, Outlook) / Google Docs.

• Умение работать с оргтехникой (принтер, сканер, МФУ).

Личные качества

• Пунктуальность и дисциплина.

• Системное мышление и способность выстраивать процессы с нуля.

• Высокая стрессоустойчивость и спокойствие в нештатных ситуациях.

• Внимательность к деталям и аккуратность в документах.

• Вежливость, дипломатичность и клиентоориентированность.

Внешний вид

• Опрятность, деловой стиль одежды приветствуется.

🎁 Мы предлагаем

• Официальное трудоустройство по ТК РФ с первого рабочего дня.

• Полный рабочий день, график 5/2 (понедельник – пятница).

• Комфортабельный офис в удобном месте.

• Заработная плата — обсуждается на собеседовании с учётом опыта кандидата в кадровом делопроизводстве.

• Молодой и дружный коллектив без лишней бюрократии, но с чёткими рабочими регламентами.

• Возможность профессионального роста — при желании можно углубиться в HR-направление или взять на себя больше процессов.

• Реальная возможность влиять на внутренние порядки компании — мы ценим инициативу по оптимизации.

📩 Как откликнуться

Пришлите своё резюме на электронную почту:
📧 [ваш адрес почты]

В теме письма обязательно укажите: «Офис-менеджер + КДП»

📸 Фото к резюме — приветствуется, но не обязательно.

💡 Что важно знать перед откликом

• Кандидату предстоит нести материальную ответственность за сохранность трудовых книжек и личных дел (подписание договора о полной индивидуальной материальной ответственности).

• Если у вас есть опыт совмещения функций офис-менеджера и кадровика — это ваше преимущество.

• Мы готовы рассмотреть кандидатов без опыта в 1С:ЗУП, но с твёрдым знанием бумажного кадрового учёта — обучению рабочим программам мы проведём.

Ждём ваших откликов! Станьте частью команды, где порядок — это не скучно, а надёжно.