Личный помощник

Обязанности:

• Обеспечивать деятельность совещаний;
• Ведение календаря, организация встреч;
• Собирать перечень вопросов от докладчиков с предполагаемыми датами рассмотрения;
• Утверждать названия докладов для выступления, отправлять необходимую информацию;
• Формировать повестки заседаний совещаний, согласовывать с участниками;
• Собирать и прикреплять материалы к вопросам повесток заседаний;
• Приглашать участников на заседания;
• Фиксировать решения, принятые в ходе заседания;
• Актуализировать повестки заседаний на основании решений, принятых на заседаниях (при необходимости);
• Информировать докладчиков о представлении материалов на замену непосредственно после заседаний (при необходимости);
• Направлять на согласование протоколы заседаний, контролировать их согласование;
• Формировать списки участников и повестки совещаний/встреч руководителя;
• Вести протоколы совещаний и встреч (при необходимости);
• Обеспечивать организационную поддержку руководителя в ходе совещаний/встреч;
• Формировать поручения по резолюциям руководителя.

• Бронировать/регистрировать гостиницы/отели во время командировок руководителя;
• Подготавливать заявления, письма, рецензии для подписи;
• Получать входящие письма посредством электронной почты, рассматривать в 1С;
• Направлять зарегистрированные входящие письма на рассмотрение руководителю;
• Вносить исправления в исходящие письма по оформлению/стилистике;
• Направлять письма на подписание руководителю;
• Проверять оформление служебных записок, направлять на доработку исполнителям;
• Анализирует заявки для включения вопросов об утверждении документов на заседаниях совещаний;
• Организовывать подписание документов;
• Проводить предварительные переговоры с организаторами мероприятий.

Требования:

• Наличие высшего образования;
• Наличие организаторских навыков;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Навыки составления писем, отчетов и презентаций;
• Умение работать в режиме многозадачности;
• Умение быстро находить нужную информацию и ее анализировать;
• Наличие навыков и опыта работы с документами;
• Знание программ пакета MS Office, Outlook, Google;
• Будет преимуществом знание английского языка не ниже В1;
• Опыт работы личным помощником будет преимуществом.

Личные качества:

Ответственность, организованность, гибкость, системность, коммуникабельность, инициативность.

Условия:

• Официальное оформление;
• Фиксированная заработная плата от 110 000 ₽ на руки.
• Адрес: Москва, Абрикосовский пер., д.2 (м. Спортивная, Лужники);
• График 5/2 с 8:30 до 17:00, пятница - сокращенный день до 16:00.