Главный специалист организационно-хозяйственного отдела Административного департамента

Обязанности:

• Формировать бюджет офиса Филиала Банка в г. Санкт-Петербурге (далее – Филиал) по административно-хозяйственным статьям расходов на будущий финансовый год;
• Составлять аналитические и служебные записки по эффективности использования денежных средств, предусмотренных статьями бюджета, относящихся к административно-хозяйственной деятельности Филиала;
• Администрировать хозяйственную деятельность офиса Филиала, осуществлять контроль за своевременной оплатой счетов, размещением заявок на проведение платежей в системе электронного документооборота;

• Своевременно предоставлять первичную и иную документацию в подразделения Банка по административно-хозяйственной линии в соответствии с поступившими запросами;
• Работа с корреспонденцией Филиала, ведение делопроизводства, регистрация документов в системе электронного документооборота контроль документооборота между Филиалом, подразделениями Банка и контрагентами;

• Взаимодействие с арендодателем и коммунальными службами по вопросам функционирования офиса Филиала;

• Ведение табеля учета рабочего времени сотрудников Филиала;
• Координация кадровых вопросов в офисе Филиала во взаимодействии с Департаментом по работе с персоналом;
• Координация пребывания в Санкт-Петербурге командированных сотрудников Банка, в том числе организация трансферов и проживания;

• Взаимодействие с соответствующими службами по вопросам обеспечения охраны труда, техники безопасности, а также иными органами и организациями
• Осуществлять заказ канцелярских, хозяйственных и продовольственных товаров для нужд офиса;
• Осуществлять закупочные процедуры, в соответствии с ВНД банка;
• Выполнение поручений непосредственного руководителя;
• Исполнять другие должностные обязанности, не противоречащие данной должностной инструкции.

Требования:

• Высшее образование;
• Опыт работы не менее 3-х лет в области административно-хозяйственной деятельности, логистики, снабжения. Желателен опыт работы в крупных организациях, в том числе банках, международных финансовых организациях;
• Знание принципов логистики, бюджетирования;
• Знание основ договорной работы, опыт администрирования и заключения хозяйственных договоров, навыки составления договоров;
• Знание принципов ведения документооборота с поставщиками товаров и услуг;
• Навыки составления служебных записок, обоснований и т.п.;
• Знание и навыки учета материальных средств;
• Знание основ делопроизводства, навыки составления писем, документов
• Навыки коммуникаций, организации своей работы, стрессоустойчивость;
• Навыки владения компьютером на уровне уверенного пользователя (Word, Excel).